Витрати на штатну бухгалтерію або як мінімізувати витрати на бухгалтера
Зниження витрат на штатну бухгалтерію
Всі клієнти роблять це або 3 типові помилки в спілкуванні з аутсорсерами
Скажімо прямо: завдання з перекладу штатної бухгалтерії на аутсорсинг виникає не кожен день, тому накопичити достатнього досвіду в її вирішенні навіть «просунутому» керівнику ніде і ніколи. За нашою практикою 99% клієнтів не знають, як підступитися до цього питання і роблять багато помилок, в результаті отримуючи негативний результат.
1. Вартість бухгалтерського обслуговування запитується по телефону або поштою (без зустрічі) і на підставі отриманих комерційних пропозицій робиться висновок, що вигідніше: штатна бухгалтерія або бухгалтерський аутсорсинг.
Чому це неправильно?
Все, що ви можете отримати за телефоном або поштою (без особистої зустрічі з аутсорсером) це шаблонне, «коробочки» рішення з усередненою ціною, в яку закладено безліч припущень.
Ваш бізнес глибоко не знають, нюансів обліку не розуміють, реальну трудомісткість не оцінюють. Тому при дистанційному спілкуванні аутсорсери або «перезакладивают» в ціні, або, навпаки, демпінгують, щоб показати ціну більш привабливий. І в тому, і в іншому випадку отримане вами комерційну пропозицію не матиме нічого спільного з реальністю.
«Коробкові» рішення з усередненою ціною гарні для компаній з простою орг.структурой і примітивними бізнес-процесами, де з ціною складно помилитися. Навряд чи ваша компанія відноситься до таких.
Крім того, без зустрічі з аутсорсером ризик почати порівнювати «не порівнянне»: адже ви не знаєте, як формується ціна у даної фірми, як ціна може зростати або знижуватися в залежності від обсягів робіт в кожному конкретному місяці, і чого взагалі чекати від обслуговування в даній компанії. Може, у неї такий рівень якості, що навіть даром такої бухгалтерії не треба.
А як правильно?
Познайомитися особисто. Призначити зустріч, поспілкуватися зі співробітниками і керівництвом. Подивитися які питання вам будуть задавати на зустрічі, яку інформацію запросять додатково. І що в результаті вам запропонують: розроблену саме під ваші завдання, індивідуальну модель аутсорсингу або ту саму «коробку», просто в іншій упаковці.
2. Ціни на обслуговування різних бухгалтерських фірм арифметично порівнюються між собою
Чому це неправильно?
На жаль, на ринку аутсорсингу поки не склалося єдиного підходу до ціноутворення. У різних бухгалтерських фірм вартість обслуговування базується на абсолютно різних показниках.
Це можуть бути:
обсяг оброблюваних документів
кількість проводок / операцій
фактичний час бухгалтера (погодинна тарифікація)
наповнення послуг (що входить у вартість, що – немає; у кожного свої стандарти)
рівень сервісу тощо.
Таким чином, пропозиції різних компаній, які формуються на підставі різних (і не завжди очевидних з першого погляду) показників, арифметично порівнювати неможливо. Це як порівнювати хвилини з кілограмами, або коробки з штуками.
Крім того, в бухгалтерському аутсорсингу немає фіксованих цін за місяць обслуговування. Фактична оплата завжди залежить від реального обсягу робіт, виконаних в даному конкретному місяці. І дуже важливо розуміти від чого залежать ті чи інші змінні у кожного конкретного аутсорсера.
А як правильно?
Попросити аутсорсеров привести свої пропозиції до однаковим, зрозумілим для вас, показниками.
Наприклад, найкраще прив’язувати вартість обслуговування до кількості оброблюваних документів. Це той показник, який легко перевірити, навіть не володіючи бухгалтерськими знаннями. На відміну, наприклад, від такого показника, як «проводки» (кількість яких змінюється в залежності від видів документів, не кажучи вже про те, що їх обсяг можна штучно завищити: наприклад, якщо в систему 1С спочатку вводити оплату, а потім реалізацію, то в залежності від настройки системи буде автоматично генериться від 1 до 3 проводок, не потрібних для обліку, але потрібних для включення їх у вартість обслуговування …).
До речі, прив’язка ціни до обсягу документів дозволить спрогнозувати коливання у вартості обслуговування (якщо ви знаєте по році свої періоди спаду / зростання ділової активності).
3. Вартість аутсорсингу порівнюється з витратами штатної бухгалтерії
Чому це неправильно?
Щоб зрозуміти реальні витрати на бухгалтерію, мало підсумувати зарплати фахівців. Штатна бухгалтерія генерує для компанії безліч непрямих витрат, які також важливо враховувати:
- «Зарплатні» податки (22%+18% +1,5% від офіційного окладу);
- оплата НЕ робочого часу бухгалтера (у вигляді відпускних / лікарняних);
- оплата покупки і щомісячного обслуговування програмних продуктів для ведення обліку та складання звітності (1С; ЛігаЗакон тощо)
- накладні витрати (оренда приміщення, обслуговування IT / телефонії, канцтовари та ін.)
- оплата регулярних аудиторських перевірок (бухгалтера контролювати просто необхідно)
- всякі «приємні» дрібниці у вигляді підписки на проф.журнали, оплата проф.семінаров і т.д. (враховуючи темп змін в податковому та бухгалтерському законодавстві – без цього ніяк не обійтися)
А як правильно?
Саме витрати на бухгалтерію має сенс порівнювати з вартістю бухгалтерського аутсорсингу, оскільки всі ці витрати бух.фірма в результаті візьме на себе.
Що дає аутсорсинг крім привабливої ціни
На жаль, штатна бухгалтерія зазвичай вибудовує свою роботу так, як зручно їй, а не бізнесу.
Зміна бухгалтерії перехід на аутсорсинг це прекрасна можливість переглянути ситуацію, що склалася з урахуванням (яка не факт, що оптимальною і корисною для бізнесу).
В рамках переходу на аутсорсинг ми допоможемо вам:
Перебудувати поточний облік завдань, які стоять перед бізнесом
Впровадити стандарти збору накопичення даних в системі 1С для побудови аналітичних і управлінських звітів (на допомогу фінансовому директору і керівництву компанії)
Розробити дієву і безпечну систему податкової оптимізації (яку в подальшому будемо самі обслуговувати, підтримувати і вдосконалювати)
Інші плюси перекладу штатної бухгалтерії на аутсорсинг:
Незалежність від людського фактора: вас обслуговує не один бухгалтер, а ціла компанія, де співробітники легко замінні, і послуги надаються безперебійно і стабільно високої якості.
Відповідність витрат на бухоблік в залежності від фактично виконаного обсягу (на відміну від штатної бухгалтерії, де щомісячні витрати на бухгалтерію не корелюють з поточної завантаженістю фахівців, їх відсутністю на робочому місці через відпустки, лікарняних і т.д., на аутсорсингу ви платите тільки за результат роботи).
Матеріальна відповідальність: при наявності претензій до звітності з боку гос.органов можливий фінансовий збиток у вигляді штрафів і пені буде компенсований за наш рахунок.
Безкоштовна оптимізація податків тема, яка всіх зачіпає за живе це податки. З одного боку ніхто не хоче проблем з державою, з іншого платити в казну «надто багато». Ми приділяємо серйозну увагу податкової оптимізації і податкової безпеки наших клієнтів, мінімізуючи їх податкові ризики.
Наш досвід показує, що для кожного другого клієнта можна знайти законні способи оптимізації податків, щоб знизити його податкове навантаження. Спеціально для цього в нашій команді працюють досвідчені податкові консультанти і податкові юристи.
Ставайте нашим клієнтом, і ми наведемо ваші податки в ідеальний порядок!
А ще у нас просто приголомшлива команда
Обслуговуючись в нашій компанії, ви отримуєте не просто бухгалтера …
До ваших послуг – ціла команда фахівців, які зроблять все для того, щоб ви отримали максимальну користь і комфорт.
На жаль, показати в цьому розділі всіх співробітників у нас немає можливості – їх більше ста. Але най-най ми вам представимо.