Звоните: +380932339155  |   Адрес: г. Киев, ул. Владимира Сосюры, 5.

Кадровий аудит

Кадровий аудит ТОВ 


Кадровий аудит – це перевірка всіх документів Замовника, що стосуються діяльності служби управління персоналом. Аудит виконується співробітниками нашої організації, які мають досвід і знання в сфері кадрового менеджменту.

Досвід наших юристів в області аудиту кадрового діловодства обчислюється роками, так само як і практичні навички виправлення будь-якої кадрової документації. Наші співробітники знають, як провести кадровий аудит максимально якісно. Крім високого рівня професіоналізму, наша Компанія вигідно відрізняється від конкурентів гнучкістю тарифів на послуги кадрового аудиту.

Окремо пропонуємо розглянути варіант цільового кадрового аудиту. В цьому випадку, Замовник в стислі терміни отримує повноцінний звіт про поточний стан справ. Цільовий аудит кадрових документів виконується за фіксованим тарифом.

Виконавши кадровий аудит, наші співробітники складають звіт з докладним описом роботи кадрової служби Замовника, в якому наводяться всі порушення та неточності, виявлені в ході аудиту кадрової документації. Якісна робота, так само як і дотримання термінів, є пріоритетом нашої діяльності.

Документи, що перевіряються в ході кадрового аудиту


При виконанні кадрової перевірки увага приділяється:

Абсолютно всім кадрових документів, починаючи від трудових книжок і договорів з додатками, закінчуючи внутрішніми наказами про переміщення співробітників (призначення, переклади, звільнення, відрядження тощо.). Також проводиться аудит кадрового обліку в частині заповнення графіків відпусток, особистих карток, підписання посадових інструкцій, ведення книг заяв і табелів обліку робочого часу.
Внутрішнім документам, які є у Замовника. До них можна віднести нормативні документи про заробітну плату і обробці персональних даних, а також колективний договір з працівниками.
Всіляких інструкцій, що стосуються енергорегламента, пожежної безпеки та охорони праці на виробництві.
Договорами з прийому та оформлення закордонних фахівців і осіб, які не мають громадянства.
Задокументованим звітів про проведення формальних процедур, таких як: реструктуризація або ліквідація підрозділів, будь-які зміни в умовах праці, розширення або скорочення штату, догани і інші дисциплінарні заходи, перепрофілювання, атестація та підвищення кваліфікації співробітників Замовника.
Будь-яким іншим кадровими документами, які були надані для перевірки.


Різновиди  перевірки кадрового обліку
1. Аудит за обраним порушення.
Перевірка документації проводиться на відповідність критеріям одного з вимог законодавства. Результати пошуку порушень вказуються в звіті у вигляді декількох показових прикладів. Наступні виправлення документації виробляються після повної внутрішньої перевірки самим Замовником відповідно до рекомендацій аудитора.

Затребуваність вибіркового аудиту кадрової документації обумовлена ​​бажанням Замовників, які мають невеликий штат співробітників, зробити швидку і відносно недорогу перевірку. Ця послуга буде значно дешевше і займе порівняно менше часу, ніж повноцінний кадровий аудит.

2. Повноцінна перевірка кадрового діловодства
Моніторинг документації виконується з позиції будь-яких можливих порушень повсюдно або в кожному окремому випадку. Аудиторський звіт включає в себе абсолютно всі виявлені недоліки та документи, які їх містять.

Незаперечна перевага повного кадрового аудиту полягає у формуванні об’єктивної і незалежної оцінки реальної ситуації в кадровому діловодстві підприємства Замовника. Більш того, в ньому вказуються ті відсутні документи, які відповідно до законодавства нашої країни повинні бути присутніми в обов’язковому порядку.

Природно, така масштабна перевірка займе чимало часу, а також зажадає більш високої оплати в порівнянні з вибірковим кадровим аудитом. Іноді можна зіткнутися з пропозиціями повноцінного аудиту за невелику суму і в стислі терміни. Не варто довіряти таким компаніям, адже детальний і ретельний аналіз всієї наявної документації не може бути швидким і дешевим, оскільки вимагає залучення справжніх професіоналів. Економія на послугах професійного аудитора сьогодні може привести до негативних наслідків у вигляді санкцій контролюючих органів вже завтра.

3. Цільова перевірка кадрової служби
Для більшості Замовників це кращий вихід з положення при нестачі тимчасових і матеріальних ресурсів. Суть даного методу полягає в перевірці вибірки з 20 співробітників. Вся документація, що відноситься до цих співробітникам, аналізується на предмет повноцінного оформлення і відповідності законодавству. Якщо особливих порушень не знайшлося – ймовірність знайти їх, перевіряючи документи інших працівників, вельми невелика.

Важливо правильно сформувати вибірку. У неї повинні входити представники різних напрямків і посад, як керівники, так і звичайні фахівці.

Самостійне проведення кадрового аудиту


Чи зацікавлений співробітник відділу кадрів у виявленні порушень в роботі 
свого підрозділу?

Самостійне проведення кадрового аудиту – а чи варто?
У разі виявлення критичного числа порушень в ході цільового аудиту кадрового обліку, наші фахівці порекомендують зробити уточнену перевірку, яка досконально опише всілякі недоліки ведення кадрового діловодства.

Вартість проведення цільового кадрового аудиту – узгоджується індивідуально.

На підставі вищесказаного можна відзначити наступні переваги цільового аудиту:

Порівняно невелика ціна (економія на повному аудиті, адже при великому штаті співробітників буде потрібно лише вибрати 20 чоловік, документи яких будуть проаналізовані на предмет типових порушень).
Стислі терміни. Цільовий аудит кадрового діловодства проводиться протягом 14 днів. Це дозволяє Замовнику досить швидко прояснити реальну картину в кадровій службі і оперативно зайнятися виправленням недоліків.
Перевірка 20-ти співробітників проводиться за схемою повноцінного кадрового аудиту, який включає в себе моніторинг не тільки трудових угод, але і всієї внутрішньої кадрової документації Замовника, що стосується діяльності цих співробітників.
Локальні нормативні акти: моніторинг в ході аудиту
Перевірка даного виду кадрової документації проводиться в обов’язковому порядку незалежно від типу аудиту. Інформація аналізується самим докладним чином і надається Замовнику разом з шляхами виправлення виявлених недоліків.

Виконавши послугу кадровий аудит локальних нормативних документів, ми надаємо такі дані:

Відповідність наявних нормативних актів повного переліку, закріпленому в законодавстві України.
Докладний звіт про порушення з зазначенням тих локальних нормативних документів Замовника, де вони були допущені.
Інформацію за змістом наявних нормативних актів. Часто вони бувають оформлені неналежним чином або відсутні деякі дані.
Звіт про кадровий аудит
Це документ, який завершує аудит кадрового діловодства. Він включає в себе комплекс даних про стан справ в кадровому підрозділі підприємства Замовника, способи виправлення недоліків, а також заходи попередження можливих порушень (на підставі інформації про попередніх роках).

Схема звіту стандартизована і складається з таких основних пунктів:

Документація або напрямок, яке перевіряється за допомогою кадрового аудиту.
Порушення і копії документів, в яких вони були допущені.
Інформаційне обгрунтування рекомендацій щодо усунення виявлених порушень.
Законодавчі заходи, які застосовуються до Замовника, в разі ігнорування наявних порушень в кадровій документації.
Шляхи і способи відновлення документів.


Призначення кадрового аудиту
Замовивши аудит кадрової служби, наші клієнти отримують:

  • незалежну оцінку поточної ситуації в частині кадрового діловодства;
  • визначення будь-яких ризиків, які можуть виникнути в разі недотримання законодавчих нормативів, а також санкцій, що застосовуються до їх підприємствам від контролюючих органів;
  • можливість оперативно здійснити комплекс дій по відновленню правильного діловодства шляхом впровадження рекомендацій кадрового аудиту;
  • реальний шанс уникнути претензійних скарг та інших фінансових ризиків в частині трудових відносин з найманими працівниками.


Виконання кадрового аудиту самостійно
У деяких випадках можна здійснити аудит кадрового діловодства власними силами, адже для відповідального співробітника кадрового підрозділу немає ніяких перешкод в доступі до аналізованих документів.

Однак на шляху до отримання заключного звіту можуть виникнути деякі труднощі:

брак часу для повноцінної перевірки всієї документації, оскільки часто, співробітники не звільняються від своїх прямих обов’язків;
тривалий термін кадрового аудиту через велику кількість аналізованих документів;
людський фактор, який ставить під сумнів незалежний погляд на наявні порушення. Цілком закономірно, що співробітник кадрового відділу не зацікавлений у виявленні фактів недотримання законодавства в роботі свого ж підрозділу.
Таким чином, досягти кращого результату при збереженні тимчасових і фінансових ресурсів можна тільки в разі звернення до незалежних аудиторів, які будуть мотивовані на всебічний і об’єктивний кадровий аудит.

Частота аудиторської перевірки кадрової документації
Періодичність проведення кадрового аудиту залежить виключно від Замовника. Якщо за результатами попередніх перевірок були усунені всі зауваження, то цілком достатньо робити наступний аудит не раніше, ніж через 3 роки.

Процедура і термін виконання аудиту
Для вибіркового аудиту застосовні терміни від 14 до 21 календарного дня. Тривалість залежить від величини штату Замовника. Протягом трьох перших днів ми здійснюємо збір всіх документів, що підлягають перевірці, а після – ретельно аналізуємо її і готуємо звіт.

Повноцінна перевірка кадрового діловодства займе не менше 21-го дня (іноді до 30-ти днів). Виїмка документації проводиться за 5 днів, а весь інший час інформація перевіряється на відповідність законодавчим нормам.

Виконання цільового підвиду кадрового аудиту займе не більше 14 днів. Перші 3 дні ми збираємо документи, а потім перевіряємо їх і готуємо експертний висновок про виявлені порушення.

Наша Компанія надає послуги в двох паралельних напрямах: аудит кадрової документації та перевірка локальних нормативних актів на відповідність законодавству України. Останні перевіряються нашими юристами, а результати цього моніторингу викладені в окремому розділі фінального звіту.

Експертний висновок кілька разів перевіряється нашими співробітниками і тільки після контрольної перевірки пишеться підсумкове резюме. Такий спосіб контролю не тільки покращує якість послуг, що надаються, а й нівелює вірогідність виникнення прогалин і недоліків в нашій роботі. Обсяг фінального звіту цілком залежить від виду перевірки, кількості співробітників і терміну, протягом якого проводиться аудит. Наприклад, повноцінна річна перевірка штату з 200 чол. буде відображена на 50-ти аркушах формату А-4.

 

Проконсультуватися щодо послуги ведення бухгалтерського та кадрового обліку  в Києві дзвоніть нам за телефоном  +38 093 233 91 55 і наші менеджери проконсультують Вас докладніше.

wpChatIcon