Звоните: +380932339155  |   Адрес: г. Киев, ул. Владимира Сосюры, 5.

Аутсорсинг кадрового діловодства

Аутсорсинг кадрового діловодства


Законодавство України містить норми, покликані захистити права працівників, які є в будь-якій організації, навіть складається з одного генерального директора. Прийом співробітника на роботу або звільнення, напрям його у відрядження, відпустка або на лікування – всі ці факти потребують документуванні. Правильне оформлення подій, пов’язаних з персоналом, вимагає складання трудових договорів, наказів, службових завдань, посвідчень про відрядження. Необхідно враховувати те, що відбувається в реєстраційних журналах, вносити записи в особисті картки і трудові книжки працівників і т.п. Належним чином вести кадровий облік зобов’язана кожна організація будь-якої організаційно-правової форми.

У малих організаціях обов’язки ведення кадрового обліку можуть бути покладені на бухгалтера або універсального фахівця з підбору персоналу. Але ведення кадрового обліку передбачає фундаментальні знання в області трудового права, якими той же бухгалтер не має. У нього є свій великий перелік справ, тому до додаткових функцій він не може поставитися з усією відповідальністю. Із зростанням масштабів роботи організації, збільшується потреба в професійному кадровому діловодстві. З цієї причини все більше організацій передають кадровий ділянку документообігу в обслуговування спеціалізованої компанії – приймають рішення віддати кадровий облік на аутсорсинг.

Кадрове діловодство – зброя роботодавця
Організувати безперервне, планомірне, достовірне і грамотне ведення кадрового діловодства – не тільки обов’язок, виконання якої не повинно залежати ні від масштабів діяльності, ні від організаційно-правової форми підприємства, а й потужний інструмент захисту інтересів роботодавця, коли цей інструмент знаходиться в кваліфікованих руках.

Найчастіше розуміння важливості своєчасного і компетентного документування трудових відносин з’являється лише тоді, коли виникають трудові спори керівника з членами колективу або на підприємстві починається перевірка контролюючих організацій.

Якщо потрібних документів немає, судові органи можуть прийняти небажане для роботодавця рішення по трудовому спору, а за підсумками перевірки організацію або посадова особа чекатимуть штрафні санкції.

В ході комплексу заходів, званих кадрових діловодством, розробляється локальна документація, відповідно до якої:

  1. організовується управління персоналом;
  2. проводяться заходи з охорони праці.


Вводяться первинні форми, використання яких забезпечує облік:

  • кадрів;
  • робочого часу;
  • розрахунків з персоналом.


За допомогою обліково-реєстраційної документації досягається регламентування трудових правовідносин, якісний кадровий облік і охорона праці.

Кадрове діловодство – інструмент, який:

  • визначає організаційно-правові основи відносин працівника і роботодавця;
  • закріплює права і обов’язки сторін в трудовому процесі;
  • формує конкретні принципи корпоративних відносин;
  • вибудовує налагоджену систему управління персоналом;
  • виключає грунт для виникнення трудових спорів.


Кадрові послуги БФ “Бухгалтерські-послуги.укр” 
При створенні нового підприємства дуже важливо відразу організувати кадрове діловодство на високому рівні. Не завжди питання кадрового обліку приділяється належна увага. Найчастіше про порушення на цій ділянці роботи керівник дізнається тільки за підсумками минулого перевірки, коли виправити щось уже неможливо. Іноді вирішення наявних проблем просто відкладається до появи вільного часу.

Не потрібно збільшувати обсяг невирішених завдань, зверніться в нашу компанію: ми надаємо послуги з ведення кадрового діловодства.

Розуміння важливості кадрового діловодства з’являється, коли виникають трудові спори керівника з персоналом або починається перевірка органів контролю.

Послуги з кадрового діловодства

Ми можемо:

  • правильно організувати роботу на новоствореному підприємстві;
  • за допомогою аудиторської перевірки виявити і усунути порушення;
  • відновити кадрове діловодство при його відсутності;
  • запропонувати аутсорсинг кадрового обліку на підприємстві замовника;
  • розробити для підприємства локальні нормативні акти.
  • Постановка кадрового діловодства «з нуля»


До складу послуг, пропонованих в рамках постановки кадрового діловодства, входять:

  • навчання співробітника підприємства замовника;
  • розробка документації, що стосується кадрових питань.


В процесі навчання роботі з кадровою документацією співробітнику буде роз’яснено порядок заповнення документів. Ми розповімо йому про те, в яких ситуаціях потрібно оформляти той чи інший документ і які терміни на це відведено, пояснимо методику внесення змін.

Нашими фахівцями будуть розроблені для підприємства локальні нормативні акти, шаблони поточних документів, документація, що стосується охорони праці та управління персоналом, інша обліково-реєстраційна документація.

Аудит – виправимо і попередимо помилки
Керівник може бути впевнений, що кадровий облік на його підприємстві ведеться на рівні тільки в двох випадках:

Проведена контролюючими органами перевірка не виявила порушень;
висока якість ведення діловодства підтверджено висновком за підсумками здійсненого кадрового аудиту.
В ході кадрового аудиту фахівцями нашої Компанії перевіряється відповідність ведення діловодства вимогам чинного законодавства. Мета аудиту – виправлення виявлених порушень та запобігання їх негативних наслідків.
Потреба проведення кадрового аудиту може виникнути, якщо:

  • змінилося керівництво підприємства або особа, відповідальна за ведення документації по кадрам;
  • необхідно перевірити відповідність документів вимогам законодавства після сталися в ньому змін;
  • потрібно підготувати документи до перевірки.
  • Аудиту підлягає вся документація, пов’язана з організацією трудового процесу та управлінням їм.

Послуги розробки локальних нормативних актів
Якщо керівництво підприємства впевнене в якості роботи своєї кадрової служби, але завантаженість її фахівців не дозволяє їм самостійно зайнятися розробкою локальних нормативних актів або кадрових документів, ми пропонуємо свою допомогу. В цьому випадку попереднє проведення аудиту не обов’язково.

Згідно із запитом замовника, ми підготуємо і надамо документацію наступних видів:

  • локальні нормативні акти;
  • трудові договори;
  • посадові інструкції;
  • інші документи, що стосуються управління персоналом;
  • документи з охорони праці, кадрового обліку;
  • обліково-реєстраційні документи;
  • документи, що стосуються обліку робочого часу та оплати праці.

Відновлення кадрової документації


Відновлювати документацію, що стосується персоналу і трудових відносин, необхідно, якщо робота по її складанню і обліку на підприємстві не вівся або вівся з помилками. Відновленню підлягають частково або повністю втрачені документи.

Проведення аудиту в цьому випадку допоможе встановити обсяг майбутньої роботи і її характер.

Кадровий аутсорсинг
Керівники, які не планують брати в штат фахівця або створювати підрозділ, що займається веденням документації по кадрам, можуть прийняти рішення про передачу кадрового діловодства під відповідальність нашої організації. БФ “Бухгалтерські-послуги.укр”  візьме ведення цієї ділянки роботи на себе після відновлення кадрового обліку на підприємстві замовника або постановки діловодства, якщо підприємство знову створено.

Консультації з обліку кадрів
Ми готові проконсультувати клієнтів по численних питань, що стосуються кадрового діловодства, які виникають на вашому підприємстві. До складу послуги входить надання:

Витягів з нормативних актів, на підставі яких підготовлені відповіді;
рекомендованих уніфікованих форм документів.
Окремо замовлена ​​консультація є платною послугою. У комплексі з іншими видами послуг з кадрового діловодства консультація може бути платною, якщо стосується конкретної ситуації на підприємстві: трудового спору, наприклад.

Підбираємо кадровиків-професіоналів
Для задоволення потреби підприємства в фахівця-кадровик, наша компанія може підібрати гідну кандидатуру. Ми маємо достатній досвід для об’єктивної оцінки ділових і професійних якостей кандидатів, щоб підібрати для вас хорошого працівника.

Послідовність впровадження системи аутсорсингу
Проаналізувавши діяльність своєї партії, керівництво дуже часто приходить до висновку, що пропозиції аутсорсингової компанії вигідні, і є потреба у використанні її послуг.

Впровадити систему аутсорсингу допоможе пропонована схема дій:

Керівництво організації приймає принципове рішення про передачу кадрового обліку на аутсорсинг.
Визначається обсяг функцій, що передаються на аутсорсинг, і перелік вимог, які будуть пред’являтися до роботи аутсорсингової компанії. Сформульовані пропозиції узгоджуються з керівниками організації.


Проводиться дослідження ринку послуг аутсорсингу з метою вибору оптимального провайдера.
Організацією складається і приймається Положення, затверджує норми ведення кадрового діловодства і порядок обробки персональних даних співробітників.
Всі співробітники організації повинні ознайомитися зі змістом Положення під розпис.
Співробітників Компанії повідомляють про те, що ведення кадрового діловодства передається спеціалізованій фірмі, отже, необхідні для роботи персональні дані працівників стануть їй відомі. Персоналу пояснюється суть що відбуваються в Компанії змін. Згода на передачу своїх персональних даних всі співробітники повинні підтвердити письмово.
Між організацією і фірмою-аутсорсером на підставі законодавства укладається договір про надання послуг, а також договір про застосування режиму конфіденційності щодо отриманих відомостей.
За організації видається Наказ про те, що функції ведення кадрового обліку передані сторонній організації. До співробітників організації зміст Наказу має бути доведено під розпис.

 

Проконсультуватися щодо послуги ведення бухгалтерського та кадрового обліку  в Києві дзвоніть нам за телефоном  +38 093 233 91 55 і наші менеджери проконсультують Вас докладніше.

wpChatIcon