Чи необхідно мати первинні документи для ФОП? Як їх зберігати та відновлювати при втраті.

Чи необхідно мати первинні документи для ФОП?

Чи завжди необхідно мати первинні документи для ФОП? Це питання завжди на порядку денному для підприємців, особливо для тих, хто веде облік за спрощеною системою оподаткування. З особливою наріженістю це питання стає зараз, коли деякі бізнесмени втрачають свої документи через обставини, такі як окупація чи обстріли.

Для ФОП, які працюють за загальною системою оподаткування, первинні документи – необхідна необхідність. Без них вони не можуть коректно розрахувати розмір оподатковуваного доходу, оскільки він безпосередньо залежить від обсягу витрат, які підтверджуються цими документами. Іншими словами, наявність первинок свідчить про витрати, а в їх відсутності доведеться сплачувати 18% ПДФО, 1,5% військового збору та 22% ЄСВ від суми отриманого доходу. Таким чином, важливість наявності первинних документів важко переоцінити.

Для тих, хто сплачує єдиний податок, ситуація трошки відрізняється. Ті, хто обрав першу, другу або третю групу без ПДВ, ведуть облік тільки доходів. Ті, хто обрав третю групу із ПДВ, також ведуть облік витрат. Але важливо зауважити, що розмір витрат не впливає на об'єкт оподаткування. Тут первинка є необхідною, переважно для визначення податкового кредиту.

Записи про отримані доходи фіксуються в реєстрі у формі, яку визначає сам підприємець (раніше це була книга встановленого зразка). Тому багато ФОП, які оподатковуються за єдиним податком, можуть вважати, що первинка не є обов'язковою, оскільки є наявний бухгалтерський реєстр, який вимагається для складання податкової декларації.

На жаль, податкова адміністрація, як орган контролю, дотримується іншої точки зору, яку висловлює на підставі загальних норм Податкового кодексу України. Зокрема, згідно зі статтею 44.1, пунктом 44 ПКУ, вказується, що платники податків повинні вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з об'єктами оподаткування, на основі первинних документів, бухгалтерських реєстрів, фінансової звітності та інших документів, визначених законодавством.
Що означає термін "первинка"?

Нехай нагадаємо, що визначення первинного документа міститься в статті 1 Закону України від 16.07.1999 р. № 996-ХІV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" та Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженому наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88. Таким чином, первинний документ – це письмовий або електронний документ, що містить інформацію про господарські операції. Він повинен містити обов'язкові реквізити:

Назва документа.
Дата складання.
Найменування суб'єкта господарювання, від імені якого створено документ.
Зміст і обсяг господарської операції.
ПІБ особи, відповідальної за здійснення господарської операції.
Особистий підпис або інші дані, які ідентифікують учасника господарської операції.
Які документи слід зберігати?

Завжди актуальне питання для підприємців: які первинні документи повинні бути збережені та представлені під час перевірки податковими органами?

Це залежить від форми отримання доходу ФОП (готівкова чи безготівкова) та визначатиметься формою первинних документів, що підтверджують отримання доходу.

Отже, якщо дохід отримується безготівково – кошти перераховуються на розрахунковий рахунок – первинним документом буде виписка фінансової чи нефінансової установи, в якій ФОП відкрив підприємницький рахунок.

Для готівкових отримань з 1 січня 2022 року ФОП другої та третьої групи повинні мати фіскальний чек РРО, копію якого слід зберігати в контрольній стрічці.

Платники єдиного податку першої групи можуть обходитися без РРО. Для них підтвердженням отримання доходу може бути копія товарного чека в разі торгівлі чи квитанції або акту про надання послуг в разі надання послуг. Хоча законодавство не вимагає виписувати документи у двох примірниках.
Вимоги податківців щодо первинних документів для платників єдиного податку залишаються важливим аспектом при податкових перевірках. Незважаючи на те, що ці підприємці зазвичай ведуть лише облік доходів, податкова адміністрація вимагає наявності документів, які підтверджують не тільки отримані доходи, але й здійснені витрати.

Вимагається наявність цих документів для перевірки виконання підприємцем обмежень, встановлених Податковим кодексом для платників єдиного податку залежно від видів діяльності та переліку товарів, які заборонені для реалізації. Також, перевіряється, чи виконує ФОП свої обов'язки як податковий агент, особливо якщо він закуповує товари від фізичних осіб, зобов'язаних сплачувати податки.

Зокрема, загальні норми для торгівлі не дозволяють продаж товарів без підтвердних документів, особливо для продуктів харчування з обмеженим терміном придатності. Таким чином, наявність первинних документів від постачальника важлива.

Підприємці, що використовують РРО/ПРРО і є платниками ПДВ або реалізують певні товари, такі як технічно складні побутові товари, лікарські засоби, або ювелірні вироби, повинні дотримуватися встановлених вимог. Зазначений Порядок також стосується обліку товарних запасів для фізичних осіб – підприємців, включаючи платників єдиного податку, що повинні точно фіксувати та продавати тільки ті товари, які зареєстровані в обліку за місцем продажу. Ця вимога застосовується не лише до платників єдиного податку, але і до ФОП, що обрали загальну систему оподаткування, якщо вони відповідають встановленим стандартам. Важливо зауважити, що цей Порядок не охоплює платників єдиного податку першої групи.
Де зберігати первинні документи?

Лише для вказаних підприємців передбачено обов'язок мати на місці продажу первинні документи; інші підприємці можуть зберігати їх у зручному для себе місці. Обов'язок предоставити первинні документи податківцям повністю лежить на підприємці, якщо ці документи стосуються предмета перевірки (п. 85.2 ст. 85 ПКУ).

Термін для предоставлення документів конкретно не визначений ПКУ. Однак, у випадку невчасного надання документів, податкові органи можуть продовжити термін перевірки за рішенням керівництва, тому зволікати з цим не рекомендується.

Чи потрібно відновлювати первинку?

Так, в разі пошкодження або втрати документів з будь-якої причини їх слід відновлювати. ПКУ визначає термін і порядок відновлення документів. У зв'язку з воєнними діями на території України передбачені деякі послаблення для деяких ФОП. Ці облегшення визначені відповідно до пунктів 69.28 підпункту 10 параграфу ХХ ПКУ і стосуються ситуацій, коли платник не може пред'явити первинку з поважних причин, на підставі якої формувалися показники, пов'язані з об'єктами оподаткування та/або податковими зобов'язаннями.

Неможливість пред'явлення первинних документів може бути обумовлена втратою (пошкодженням або зіпсуттям) документів або їхнім знаходженням на територіях, де тривають бойові дії, та на тимчасово окупованих територіях, або неможливістю їх вивезення з ризиком для життя чи здоров'я платника податків, фізичних осіб. Перелік таких ситуацій затверджений наказом Міністерства з питань реінтеграції тимчасово окупованих територій України від 22.12.2022 р. № 309.
Терміни зберігання первинних документів

Строки визначені згідно з пунктом 44.3 статті 44 Податкового кодексу України. Закон України від 20.03.2023 року № 2970-IX змінив ці строки для певних категорій платників податків, і це правило набрало чинності з 28 квітня 2023 року. Перелік документів, що підлягають зберіганню, залишився без змін, а от терміни зберігання тепер такі:

сім років – для документів і інформації, необхідних для податкового контролю;
п'ять років – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються платниками податку на прибуток, а також юрособами – платниками єдиного податку. Проте цей термін не поширюється на документи, які підлягають довшому строку зберігання згідно з пунктом 44.3.1 статті 44 ПКУ;
три роки – для інших документів, на які не поширюються вимоги пп. 44.3.1 та 44.3.2 статті 44 ПКУ. Це стосується фізичних осіб-підприємців, строки зберігання первинних документів для їхньої діяльності залишаються незмінними;
три роки – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на ДПС, включаючи дозвільні документи.
У разі ліквідації платника податків документи, визначені пунктом 44.1 статті 44 ПКУ, за період його діяльності протягом не менш як п’ять років (сім років – для документів і інформації, необхідних для здійснення податкового контролю ТЦУ та КІК), передушаючи даті ліквідації, передаються до архіву.

З урахуванням того, що Закон № 2970 набрав чинності з 28 квітня 2023 року, нові строки зберігання застосовуються до документів, які почали зберігатися ще з 28 квітня 2020 року і строк по них мав би закінчитися 28 квітня 2023 року. Отже, їх слід зберігати до 28 квітня 2025 року.

Важливо врахувати, що карантин пов'язаний із COVID-19 та воєнні дії на території України внесли свої корективи, подовжуючи строки зберігання документів на період дії карантину і вилучаючи період воєнного стану з граничного строку зберігання. Отже, рекомендується утриматися від утилізації первинки, яка накопичилася у вас.