Як отримати Довідку-розрахунок ЄСВ через Е-кабінет
Практичний посібник для роботодавця, бухгалтера та ФОП із найманими працівниками
Довідка-розрахунок ЄСВ потрібна у ситуаціях, коли банк перед виплатою заробітної плати перевіряє, чи сплачено єдиний внесок у достатньому розмірі. На практиці такий документ часто потрібен роботодавцям, які виплачують зарплату працівникам з інвалідністю, мають переплату з ЄСВ або виплачують зарплату у розмірі, що впливає на контроль банку за співвідношенням зарплати та сплаченого ЄСВ.
У 2026 році довідку-розрахунок можна оформити не лише на папері, а й через Електронний кабінет платника. Це зручно, але лише за умови правильного вибору форми, коректного заповнення рядків і контролю квитанцій. Для юридичних осіб використовується форма J1330001, для фізичних осіб — F1330001. Після подання документ проходить автоматичну перевірку ДПС, а результат підтверджується квитанціями.
Коротко: як подати довідку-розрахунок ЄСВ через Е-кабінет
- увійти до приватної частини Електронного кабінету;
- відкрити розділ «Введення звітності»;
- обрати форму J1330001 для юрособи або F1330001 для фізичної особи;
- заповнити довідку-розрахунок, підписати КЕП і надіслати;
- перевірити першу і другу квитанції.
- обрати не ту форму — J замість F або навпаки;
- вказати брутто-зарплату там, де потрібна сума до виплати;
- не врахувати працівників з інвалідністю та ставку 8,41%;
- не дочекатися другої квитанції;
- подати довідку без звірки з платіжною інструкцією до банку.
Коли взагалі потрібна довідка-розрахунок ЄСВ
Довідка-розрахунок не є щомісячним звітом у звичайному розумінні. Її подають не для заміни Податкового розрахунку з ПДФО, військового збору та ЄСВ, а для підтвердження банку, що при виплаті заробітної плати ЄСВ сплачено належним чином. Це особливо важливо тоді, коли сума ЄСВ у платіжних документах менша за стандартне очікуване співвідношення до суми зарплати.
Найчастіше така ситуація виникає, коли на підприємстві працюють особи з інвалідністю і застосовується ставка ЄСВ 8,41%, коли зарплата перевищує максимальну базу нарахування ЄСВ або коли у платника є переплата з єдиного внеску. У цих випадках банк може вимагати підтвердження, що менша сума ЄСВ не є помилкою, а має законне пояснення.
Коли довідка-розрахунок особливо актуальна
- є працівники з інвалідністю;
- зарплата перевищує максимальну базу ЄСВ;
- використовується переплата з ЄСВ;
- банк блокує або затримує платіж на зарплату;
- сума ЄСВ у платіжці виглядає меншою, ніж очікує банк.
Яку форму обрати: J1330001 чи F1330001
J1330001
Цю форму використовують юридичні особи: ТОВ, підприємства, організації та інші роботодавці, які подають довідку-розрахунок від імені юрособи.
F1330001
Цю форму використовують фізичні особи, зокрема ФОП-роботодавці, якщо вони виплачують зарплату працівникам і їм потрібне підтвердження для банку.
Помилка у формі
Якщо обрати неправильний тип форми, документ може не пройти обробку або не бути коректно прийнятий у вашому електронному кабінеті.
Найважливіше правило
Довідка-розрахунок має відповідати платіжній інструкції на виплату заробітної плати та документам зі сплати ЄСВ. Якщо суми в довідці, платіжці на зарплату і платіжці з ЄСВ не узгоджуються між собою, банк або ДПС можуть не прийняти таке підтвердження без додаткових пояснень.
Покроковий алгоритм подання через Електронний кабінет
Увійдіть в Е-кабінет
Авторизуйтеся у приватній частині Електронного кабінету за допомогою КЕП керівника, ФОП або уповноваженої особи.
Відкрийте звітність
Перейдіть до розділу «Введення звітності» та перевірте правильний період, орган ДПС і тип платника.
Оберіть форму
Юрособа обирає J1330001, фізична особа або ФОП — F1330001. Це ключовий технічний момент.
Заповніть і надішліть
Внесіть суми, перевірте розрахунки, підпишіть документ КЕП і дочекайтеся квитанцій про обробку.
Як заповнювати основні рядки довідки
Що зазвичай зазначають
- у рядку 1 — суму заробітної плати, зазначену у платіжній інструкції, тобто суму до виплати після утримань;
- окремо виділяють суми, які не входять до бази для стандартного розрахунку;
- для працівників з інвалідністю враховується ставка 8,41%;
- суми ЄСВ мають відповідати фактичним платіжним документам.
Що потрібно перевірити перед відправкою
- чи збігається сума зарплати з платіжною інструкцією до банку;
- чи правильно застосована ставка ЄСВ 22% або 8,41%;
- чи врахована максимальна база нарахування ЄСВ;
- чи не переплутані суми «нараховано» і «до виплати»;
- чи є платіжка на ЄСВ або переплата, яка пояснює суму внеску.
Що означають квитанції після подання
Перша квитанція
Підтверджує доставку документа до інформаційної системи. Вона ще не означає остаточного погодження довідки.
Друга квитанція
Показує результат обробки. Саме її потрібно перевіряти, щоб зрозуміти, чи пройшла довідка-розрахунок перевірку.
Помилки обробки
Якщо документ не прийнято, потрібно прочитати текст помилки, виправити дані та подати довідку повторно.
Практичні ситуації
Опишіть вашу ситуацію
Вкажіть, хто подає довідку — ФОП чи юрособа, чи є працівники з інвалідністю, яка сума зарплати до виплати та яка сума ЄСВ сплачена. Ми підкажемо, як правильно оформити довідку через Е-кабінет.