Чи потрібен фіскальний чек при відправці Новою поштою або Укрпоштою, залежить не від назви служби доставки, а від способу оплати і ролі перевізника/фінансового посередника в розрахунку. Повна передоплата на IBAN має інший режим, ніж оплата карткою або післяплата. Для післяплати потрібно дивитися умови договору зі службою доставки.
Чи потрібен РРО/ПРРО при доставці товару
Таблиця дає орієнтир. Для післяплати остаточний висновок залежить від договору з конкретним оператором доставки та платіжною установою.
| Оплата | Хто отримує гроші | РРО/ПРРО продавця |
|---|---|---|
| 100% передоплата на IBAN | банк переказує на поточний рахунок ФОП | зазвичай не застосовується |
| Передоплата карткою / еквайринг | розрахунок електронним платіжним засобом | фіскальний чек потрібен |
| Післяплата через перевізника | перевізник/фінансовий посередник приймає платіж | залежить від договору і моделі розрахунку |
| Кур’єр продавця приймає готівку/картку | сам продавець | чек формує продавець |
| Часткова передоплата + доплата | може бути кілька розрахункових операцій | кожну операцію оцінюємо окремо |
Чому відповідь «Нова пошта видає чек, тому продавцю нічого не треба» небезпечна
У відносинах із доставкою можуть брати участь логістична компанія, перевізник, кур’єр і окрема фінансова установа, яка приймає післяплату. Обов’язок із РРО/ПРРО залежить від того, хто саме приймає оплату від покупця та на яких умовах кошти потім потрапляють продавцю.
ДПС у своїх роз’ясненнях прямо радить дивитися на договірну модель. Саме слово «післяплата» не визначає автоматично, хто повинен формувати фіскальний чек.
Повна передоплата на IBAN
Якщо покупець перераховує кошти на поточний рахунок ФОП за повними банківськими реквізитами у форматі IBAN, ДПС відносить таку операцію до банківського переказу, для якого РРО/ПРРО продавця може не застосовуватися. У посилку при цьому вкладається документ на товар — наприклад накладна або інший документ, який супроводжує продаж.
Важливо не плутати IBAN-переказ із оплатою карткою через еквайринг або платіжну форму на сайті. З точки зору РРО це різні способи розрахунку.
Передоплата банківською карткою
Коли покупець платить карткою, така операція є розрахунковою і вимагає фіскального чека, якщо на продавця поширюється обов’язок застосовувати РРО/ПРРО. Чек можна передати покупцю в електронній формі — наприклад на email або телефон — або іншим дозволеним способом.
Тому фраза «оплата була безготівкова» сама по собі недостатня. Треба розрізняти банківський переказ на IBAN і картковий розрахунок.
IBAN, картка, готівка, післяплата чи змішана схема.
Хто приймає гроші і від чийого імені.
Хто зобов’язаний фіскалізувати конкретну операцію.
Фіскальний чек і/або документ на товар.
Післяплата через Нову пошту або іншу службу доставки
Для післяплати ДПС описує кілька моделей. Якщо кур’єр або перевізник від свого імені приймає оплату від покупця та видає розрахунковий документ при передачі відправлення, продавець може не проводити ту саму оплату через свій РРО повторно. Якщо ж логістична компанія не є учасником розрахунку, а кошти продавцю переказує окремий фінансовий посередник, обов’язки можуть бути іншими.
Тому перед налаштуванням продажів потрібно подивитися не рекламну назву послуги доставки, а договір: хто приймає післяплату, хто видає покупцю фіскальний документ і як кошти перераховуються продавцю.
А що з Укрпоштою
Принцип такий самий: оцінюється спосіб оплати та умови взаємодії з оператором доставки. Якщо покупець оплачує товар при отриманні, важливо визначити, хто є стороною розрахункової операції та який документ отримує покупець. Не варто переносити схему однієї служби доставки на іншу без перевірки договору.
Часткова передоплата і післяплата
Коли товар оплачується двома платежами, кожну частину треба оцінювати окремо. Наприклад, передоплата карткою може вимагати чека на суму передоплати, а решта суми — окремого документування при післяплаті. Якщо одна частина надходить на IBAN, а інша приймається готівкою, фіскалізації підлягає саме розрахункова операція.
Для інтернет-магазину важлива не лише «галочка РРО»
Потрібно синхронізувати сайт, платіжну сторінку, ПРРО і службу доставки. Інакше один продаж може отримати два чеки або, навпаки, залишитися без потрібного документа. Для ФОП із регулярними продажами дивіться ведення ФОП з РРО/ПРРО.
Що перевірити у договорі зі службою доставки
- хто приймає оплату від одержувача;
- чи діє окрема фінансова компанія/платіжний посередник;
- хто видає фіскальний документ покупцю;
- коли право власності і товар передаються покупцю;
- як і на який рахунок перераховуються кошти продавцю;
- які документи потрібно вкладати у відправлення.
П’ять типових сценаріїв інтернет-магазину
| Як платить покупець | Що перевіряє продавець | Фіскалізація |
|---|---|---|
| Повна передоплата на IBAN | покупцю надані повні реквізити поточного рахунку | за позицією ДПС така банківська операція не потребує РРО/ПРРО |
| Картка / інтернет-еквайринг | хто приймає картковий платіж і коли відбувається розрахунок | розрахункова операція; перевіряємо обов’язок сформувати чек |
| Післяплата через перевізника | договір з перевізником/фінансовою компанією і хто є одержувачем платежу | не визначається лише словом «післяплата» |
| Часткова передоплата карткою + післяплата | обидва етапи розрахунку | аналізуємо кожну частину окремо |
| Оплата готівкою продавцю | чи є виняток із Закону про РРО | як правило, потрібна фіскалізація, якщо винятку немає |
Коли саме покупцю надати чек
Для дистанційного продажу важливо не тільки сформувати чек, а й забезпечити його отримання покупцем у належний момент і спосіб. Тому ще до запуску продажів визначте технічний ланцюжок: сайт або менеджер приймає замовлення, платіж підтверджується, ПРРО формує розрахунковий документ, а покупець отримує електронний чек або інший передбачений спосіб його надання.
Якщо частину платежів приймає фінансова компанія чи оператор поштового зв’язку, документи сторін не треба змішувати. Квитанція перевізника про прийняття коштів і фіскальний документ продавця можуть мати різну роль. Саме договірна модель і спосіб розрахунку визначають, чи повинен продавець формувати свій чек.
Що налаштувати до першої відправки товару
- окремо описати на сайті доступні способи оплати: IBAN, картка, післяплата;
- перевірити, хто фактично приймає кошти за післяплатою і на чиє ім’я;
- налаштувати ПРРО та номенклатуру товарів, якщо для моделі потрібна фіскалізація;
- визначити, хто і коли контролює успішне формування чека;
- зберігати зв’язок між замовленням, оплатою, накладною перевізника і фіскальним документом;
- окремо протестувати повернення товару і повернення коштів — це не повинно бути імпровізацією після першої проблеми.
Приклад: передоплата на IBAN і доставка Новою поштою
Якщо продавець надає покупцеві повні реквізити поточного рахунку у форматі IBAN, а покупець самостійно робить повну передоплату на цей рахунок, ДПС розглядає таку операцію як банківську і вказує, що РРО/ПРРО для неї не застосовується. Доставка товару після такої оплати сама по собі не перетворює банківський переказ на карткову розрахункову операцію.
Але якщо на сторінці оплати замість IBAN покупцеві запропоновано картковий еквайринг або реквізити платіжної картки, це інший сценарій. Саме тому в консультації треба починати не з назви служби доставки, а з маршруту грошей.
Повернення товару: перевірте зворотний сценарій ще до запуску
Схема продажу повинна мати дзеркальний процес повернення. Якщо оплата фіскалізувалась, повернення коштів і товару теж потрібно оформити коректно в РРО/ПРРО та пов’язати з первинним замовленням. Якщо покупець платив на IBAN, зберігайте документи, які пояснюють повернення банківським переказом.
Для бухгалтерії це важливо не менше, ніж для касира: без зв’язку між замовленням, чеком, накладною та поверненням обороти банку, ПРРО і облік доходу можуть розійтися. Тому в робочому процесі варто мати окремий статус «повернення завершено» лише після перевірки фінансової частини.
Часті запитання
Якщо Нова пошта прийняла післяплату, продавець завжди може не видавати чек?
Ні. Висновок залежить від договору і конкретної моделі розрахунків. ДПС прямо пов’язує обов’язок із роллю перевізника/посередника.
При оплаті на IBAN потрібен ПРРО?
За повної оплати банківським переказом на поточний рахунок за реквізитами IBAN така операція за загальним правилом не потребує РРО/ПРРО продавця.
При оплаті карткою на сайті потрібен чек?
Картковий розрахунок є розрахунковою операцією; за наявності обов’язку застосовувати РРО/ПРРО чек потрібно сформувати.
Чи можна надіслати чек електронно?
Так, ПРРО дозволяє передати електронний фіскальний чек покупцю, зокрема на електронну адресу або телефон.
Спочатку визначте модель оплати, потім — хто формує чек
Не прив’язуйте рішення лише до назви «Нова пошта» чи «Укрпошта». Для правильної фіскалізації потрібні три факти: спосіб оплати, умови договору і сторона, яка фактично приймає гроші від покупця.
Потрібно перевірити ситуацію на ваших даних?
Якщо питання пов’язане з доходом, декларацією, ПРРО або звітністю ФОП, передайте нам фактичні операції — перевіримо їх у контексті вашої групи та способу розрахунків.