Якщо на ФОП поширюється обов’язок вести товарний облік і є декілька торгових точок, облік ведеться окремо за кожним місцем продажу. Надходження підтверджуються первинними документами, а переміщення товару між точками — документами на внутрішнє переміщення. Дані про надходження вносяться до Форми обліку до початку продажу відповідного товару.
Чи кожен ФОП з товаром повинен вести Форму № 496
Ні. Перед запуском товарного обліку потрібно перевірити, чи поширюється на конкретного підприємця пункт 12 статті 3 Закону №265 та Порядок №496. ДПС пояснює, що вимога не поширюється на ФОП — платників єдиного податку без ПДВ, крім передбачених законом спеціальних категорій товарів, зокрема технічно складних побутових товарів, лікарських засобів і медичних виробів, ювелірних та побутових виробів із дорогоцінних металів і каміння.
Тому фраза «у ФОП є товар — значить потрібна форма №496» занадто груба. Але так само неправильно вважати, що єдиний податок автоматично звільняє від товарного обліку у всіх випадках.
Коли аналізувати обов’язок товарного обліку
Спочатку статус підприємця і категорія товару, потім форма обліку.
| Ситуація | Що перевірити | Дія |
|---|---|---|
| ЄП без ПДВ, звичайні товари | чи немає спеціальної категорії | не вводити форму автоматично без перевірки |
| Технічно складні побутові товари | походження і місце продажу | налаштувати товарний облік до реалізації |
| Лікарські засоби / медвироби | чи є окремий продаж товару | відокремити товарний оборот від послуг |
| Платник ПДВ | вимоги Закону №265 і Порядку №496 | вести форму, якщо обов’язок застосовується |
Як вести облік на декількох торгових точках
Актуальна відповідь ЗІР прямо говорить: ФОП із декількома місцями продажу веде облік товарних запасів за кожним окремим господарським об’єктом. Потрібно бачити, що реально знаходиться в конкретному магазині, кіоску чи іншій точці.
Первинні документи, на підставі яких внесено записи, є невід’ємною частиною обліку. Тобто сама таблиця без документів про походження або переміщення не створює повної доказової системи.
Переміщення між магазином А і магазином Б
Якщо товар не продається, а просто переміщується між власними торговими точками, потрібен документ на внутрішнє переміщення. Він пояснює вибуття в одному об’єкті та появу в іншому. Саме цей зв’язок особливо важливий при перевірці фактичного залишку.
Запис у Формі до початку реалізації.
Окремий первинний документ пояснює рух.
Причина і вартість повинні бути підтверджені.
Які документи підтверджують походження товару
ДПС називає серед первинних документів опис залишку на початок обліку, накладні, транспортні документи, митні декларації, акти закупки, фіскальні та товарні чеки й інші документи, які дозволяють ідентифікувати постачальника, отримувача, дату, найменування, кількість і вартість.
Практично за кожним залишком має бути зрозуміло дві речі: звідки він взявся у ФОП і чому знаходиться саме на цій точці.
Паперова чи електронна форма
Порядок №496 дозволяє паперовий або електронний формат. Для мережі точок електронний облік зручніший, але лише якщо він чітко розділяє господарські об’єкти, містить дати й документи та має резервне копіювання.
Практична схема для трьох магазинів
- перевірити, чи є обов’язок вести товарний облік;
- визначити окремий облік для кожного об’єкта;
- зафіксувати відповідального за внесення надходжень;
- оформляти внутрішні переміщення;
- зберігати первинні документи разом із записами;
- періодично звіряти фізичний залишок.
Часті запитання
Чи можна вести один Excel для всіх магазинів?
Можна організувати один файл, якщо він дозволяє однозначно отримати облік окремо по кожному місцю продажу. Практично краще мати окремі аркуші або аналітичні розрізи.
Чи потрібен документ при переміщенні між власними точками?
Так, якщо на ФОП поширюється Порядок №496. ДПС прямо відносить документи внутрішнього переміщення до невід’ємної частини обліку.
Коли внести надходження?
До початку реалізації товару.
Кілька точок — це кілька контрольованих залишків
Коли товарний облік обов’язковий, форма, фізичний залишок і первинні документи мають пояснювати одне одного на кожному господарському об’єкті.
Потрібно перевірити товарний облік?
Розберемо точки продажу, документи, переміщення і зв’язок із РРО/ПРРО.