Для ФОП 1–2 груп і ФОП 3 групи без ПДВ немає обов’язкової «книги» встановленого зразка. Облік доходів ведеться у довільній формі з помісячним відображенням отриманих доходів. Це може бути Excel, Google Sheets, паперовий журнал або інший зручний формат — але цифри мають спиратися на первинні документи.
Які колонки зробити в Excel для обліку доходів ФОП
Закон не встановлює для спрощенців без ПДВ одну обов’язкову таблицю. Практично важливо, щоб з неї можна було відновити дохід за місяць і пояснити кожне надходження.
| Дата | Контрагент / джерело | Документ | Сума | Що це | Примітка |
|---|---|---|---|---|---|
| 05.01.2026 | ТОВ «Приклад» | рахунок / акт | 12 000 грн | оплата послуги | безготівково |
| 12.01.2026 | роздрібні продажі | ПРРО / Z-звіт | 8 450 грн | виручка | за день / період |
| 28.01.2026 | повернення | платіжна інструкція | −1 000 грн | повернення коштів | зв’язати з первинною оплатою |
Що насправді вимагає Податковий кодекс
Для платників єдиного податку першої і другої груп та третьої групи, які не є платниками ПДВ, пункт 296.1 ПКУ передбачає облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів. Це важливе спрощення: підприємець не прив’язаний до старої прошнурованої книги, реєстрації книги в податковій чи до конкретного файлу.
Але «довільна форма» не означає «можна нічого не вести». Показники декларації мають бути підтверджені документами. Якщо в таблиці за місяць стоїть 150 000 грн доходу, повинно бути зрозуміло, з яких банківських надходжень, готівкової виручки, чеків чи інших операцій ця сума склалася.
Чи можна вести облік у Excel або Google Sheets
Так. ДПС прямо роз’яснює, що облік може вестися в паперовому або електронному вигляді. Для малого ФОП Excel чи Google Sheets часто практичніші за окрему програму: легко робити підсумки за місяць, фільтрувати операції та звіряти таблицю з банківською випискою.
Краще не перетворювати файл на складну бухгалтерську систему. Для спрощенця без ПДВ достатньо структури, яка відповідає на три питання: коли отримано кошти, за що вони отримані і яким документом це підтверджується.
Банк, ПРРО, готівка, акти та інші первинні документи.
Відрізняємо дохід від повернень, переказів і технічних операцій.
Рахуємо дохід за місяць і наростаючим підсумком.
Перед декларацією звіряємо таблицю з банком і ПРРО.
ФОП 2 групи: що фіксувати
Для ФОП 2 групи в таблиці варто окремо відображати всі надходження від господарської діяльності, а також мати можливість швидко перевірити річний дохід. Якщо є готівкова торгівля або РРО/ПРРО, підсумок таблиці має узгоджуватися з фактичною виручкою та фіскальними даними.
Не треба додавати до таблиці всі особисті витрати підприємця. Це не бухгалтерський баланс. Завдання обліку — правильно сформувати показники, потрібні для єдиного податку та декларації.
ФОП 3 групи: що змінюється
Для третьої групи без ПДВ принцип той самий: довільна форма і помісячне відображення доходу. Проте через квартальну звітність важливо, щоб таблиця дозволяла отримати не тільки місячний, а й квартальний та накопичувальний підсумок.
ФОП 3 групи — платники ПДВ мають іншу модель: вони ведуть облік доходів і витрат за типовою формою, затвердженою Мінфіном. Тому універсальний Excel-шаблон для «будь-якого ФОП» тут вже не підходить.
Книга доходів чи просто таблиця?
У пошуку досі часто використовують старе формулювання «книга обліку доходів ФОП». У 2026 році для більшості спрощенців без ПДВ практичніше говорити про облік доходів у довільній формі. Назвати файл «Книга доходів.xlsx» можна, але юридично важливий не заголовок файлу, а зміст і підтвердження показників.
Які операції не варто записувати автоматично як дохід
Банківська виписка — це джерело для перевірки, але не кожен рядок виписки автоматично є оподатковуваним доходом. Повернення власних коштів, переказ між рахунками, повернення від постачальника, помилковий платіж або вже облікована готівкова виручка потребують окремої класифікації. Саме тому в таблиці корисна колонка «Що це» або «Примітка».
Якщо призначення платежу нечітке, краще розібрати його одразу, а не наприкінці року. Через кілька місяців відновлювати контекст значно складніше.
Первинні документи: що зберігати разом з таблицею
- банківські виписки за підприємницькими рахунками;
- рахунки, акти, накладні та договори, якщо вони формуються у вашій моделі;
- фіскальні чеки та звіти РРО/ПРРО;
- документи щодо повернень коштів;
- документи, які пояснюють нетипові надходження;
- подані декларації та квитанції про їх прийняття.
Як вести таблицю, щоб вона не перетворилася на формальність
Найгірший сценарій — заповнювати файл один раз на рік перед декларацією. Тоді підприємець фактично відновлює облік заднім числом. Значно надійніше раз на місяць завантажити виписку, звірити ПРРО, класифікувати нетипові платежі та закрити місяць.
Для ФОП з невеликою кількістю операцій це займає небагато часу, але дає чітку базу для декларації. Якщо операцій багато, є працівники, ПРРО або кілька каналів оплати, простий файл уже краще включити в системне ведення бухгалтерії ФОП.
Готовий каркас таблиці: що скопіювати в Excel
Запит «книга обліку доходів ФОП Excel скачати» часто означає не потребу в офіційній формі, а бажання швидко отримати зрозумілий шаблон. Для ФОП 1–2 груп і 3 групи без ПДВ можна зробити один робочий аркуш з колонками: дата, контрагент або канал продажу, документ, сума надходження, тип операції, примітка. Окремими клітинками зверху або внизу зручно рахувати підсумок за місяць і наростаючим підсумком з початку року.
| Що рахуємо | Навіщо | Практичний контроль |
|---|---|---|
| Дохід за місяць | щомісячний облік | звірити з банком, ПРРО та готівкою |
| Дохід за квартал | зручно для ФОП 3 групи | звірити перед квартальною декларацією |
| Дохід з початку року | контроль річного ліміту і декларації | перевіряти після закриття кожного місяця |
| Повернення окремо | не змішувати з новим доходом | мати документ і зв’язок з первинною оплатою |
Не варто завантажувати випадковий файл з десятками бухгалтерських колонок лише тому, що він називається «книга доходів». Для спрощенця важливіше, щоб таблиця відповідала саме його способам отримання коштів і дозволяла пояснити цифру в декларації.
Щомісячне закриття: п’ять перевірок за 15–20 хвилин
- завантажити банківську виписку за повний місяць і переконатися, що немає пропущених днів;
- звірити підсумок готівки та карткових продажів з РРО/ПРРО, якщо він застосовується;
- окремо перевірити повернення, перекази між власними рахунками та нетипові надходження;
- додати відсутні первинні документи або короткі пояснення до незрозумілих операцій;
- зафіксувати підсумок місяця та накопичувальний дохід з початку року.
Такий ритм значно надійніший, ніж відновлення всього року перед граничним строком декларації. Для ФОП з невеликою кількістю операцій це може бути одна коротка щомісячна процедура. Для активної торгівлі або кількох каналів оплати доцільно вести окремі джерела даних і зводити їх у підсумковий аркуш.
Що робити з помилковими платежами і поверненнями
Не виправляйте історію простим видаленням рядка. Якщо кошти зайшли на рахунок, а потім були повернуті, у робочому обліку корисно залишити обидві події і додати документ, що пояснює повернення. Так само технічний переказ між власними підприємницькими рахунками краще позначити окремим типом операції, а не змішувати з оплатами клієнтів.
Це особливо важливо, коли банк, ПРРО та Excel показують різні «валові» суми руху коштів. Завдання обліку — не зробити всі підсумки механічно однаковими, а пояснити різницю і правильно сформувати податковий дохід.
Часті запитання
Чи треба реєструвати книгу доходів у ДПС?
Для ФОП 1–2 груп і третьої групи без ПДВ у 2026 році облік ведеться у довільній формі. Стару модель реєстрації паперової книги не треба переносити на сучасний облік.
Чи можна вести облік тільки за банківською випискою?
Виписка важлива, але вона не пояснює природу кожної операції. Показники податкової звітності повинні мати документальну основу, тому банк краще використовувати разом з первинними документами.
Чи потрібна окрема таблиця для 2 і 3 групи?
Структура може бути однаковою, але контрольні показники різні. Для 3 групи особливо зручно мати квартальні підсумки, для 2 групи — річний контроль доходу й операцій.
Чи треба вести витрати на єдиному податку?
Для спрощенців без ПДВ базовий податковий облік зосереджений на доходах. Водночас первинні документи за господарськими операціями все одно потрібно належно зберігати.
Зручний Excel — це нормальний формат, якщо облік ведеться системно
Краще проста таблиця, яку звіряють щомісяця, ніж складний файл, який відкривають раз на рік. Побудуйте облік навколо реальних надходжень і документів, а не навколо старої назви «книга доходів».
Потрібно перевірити ситуацію на ваших даних?
Якщо питання пов’язане з доходом, декларацією, ПРРО або звітністю ФОП, передайте нам фактичні операції — перевіримо їх у контексті вашої групи та способу розрахунків.