У 2026 році для особи, яка провадить незалежну професійну діяльність, базою є отриманий дохід мінус документально підтверджені витрати, пов’язані з діяльністю. Актуальне роз’яснення ДПС окремо підкреслює: Податковий кодекс не встановлює для цієї категорії терміни «касовий метод» або «перша подія». Практично орієнтуємося на правила ст. 178 ПКУ та Типову форму обліку за наказом Мінфіну № 261.
Слово «самозайнята особа» часто використовують занадто широко. Податковий кодекс відносить до самозайнятих і фізичних осіб-підприємців, і осіб, які провадять незалежну професійну діяльність. Але правила оподаткування для них не однакові.
Ця стаття стосується саме незалежної професійної діяльності: адвокатів, приватних нотаріусів, приватних виконавців, аудиторів, бухгалтерів, лікарів та інших професій, які підпадають під визначення ПКУ. Для ФОП на єдиному податку або загальній системі потрібно застосовувати окремі правила.
1. Що є оподатковуваним доходом
Пункт 178.3 ПКУ визначає оподатковуваний дохід як сукупний чистий дохід: різницю між отриманим доходом і документально підтвердженими витратами, необхідними для провадження відповідної незалежної професійної діяльності.
Тобто рахунок або акт сам по собі ще не дорівнює чистому оподатковуваному доходу. Для обліку важливо показати отриманий дохід, повернення коштів і підтверджені професійні витрати у встановленій формі.
2. Чому ДПС у 2026 році не використовує формулу «касовий метод»
У старіших роз’ясненнях ДПС можна знайти пряму фразу про «касовий метод». Частина таких відповідей уже переведена до нечинних. У матеріалі від 12 травня 2026 року ДПС формулює підхід точніше: ПКУ не передбачає застосування термінів «касовий метод» або «перша подія» для осіб, які провадять незалежну професійну діяльність.
При цьому сама Типова форма оперує поняттям отриманого доходу: у графі 2 відображається сума отриманого доходу, зокрема кошти на рахунок або в касу, готівка, а також інші передбачені формою надходження. Тому в роботі краще посилатися не на бухгалтерські ярлики, а на конкретні правила ПКУ і форми обліку.
3. Яку форму обліку вести
Особи, які провадять незалежну професійну діяльність, ведуть облік доходів і витрат за Типовою формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.05.2021 № 261. Вести її можна у паперовому або електронному вигляді, у тому числі засобами Електронного кабінету.
Записи здійснюються хронологічно і наростаючим підсумком у гривнях з копійками. Дані форми використовуються для річної декларації про майновий стан і доходи.
4. Як працюють графи доходу
У графі 2 відображається сума отриманого доходу. Графа 3 призначена для повернених коштів або передплати. Графа 4 показує дохід, що підлягає декларуванню, як різницю між отриманими та поверненими сумами.
Такий підхід важливий при авансах і поверненнях: замість спроби «підганяти» операцію під першу подію потрібно послідовно показувати фактичні рухи, передбачені формою.
5. Витрати: документ і зв’язок із діяльністю
Графи 5–10 використовуються для документально підтверджених витрат, пов’язаних із професійною діяльністю. Сам факт оплати ще не робить витрату професійною. Потрібно мати первинний документ і пояснюваний зв’язок із отриманням доходу або забезпеченням діяльності.
Доцільно зберігати договори, рахунки, акти, чеки, банківські документи та інші підтвердження разом із коротким описом призначення витрати. Особливо це важливо для витрат подвійного характеру, де є і особисте, і професійне використання.
6. Як визначається чистий оподатковуваний дохід
У графі 11 Типової форми відображається чистий оподатковуваний дохід — різниця між доходом із графи 4 та документально підтвердженими витратами з відповідних граф форми. Саме цей підхід відповідає ст. 178 ПКУ.
Для приватних виконавців ДПС окремо зазначає, що дохід формується з отриманої відповідно до законодавства винагороди за мінусом підтверджених витрат.
Типова форма: що означають ключові графи
Скорочена карта для практичної роботи.
| Графа | Що відображається | Практичний контроль |
|---|---|---|
| 1 | Дата запису | Хронологічна послідовність |
| 2 | Отриманий дохід | Звірка з банком, касою та іншими надходженнями |
| 3 | Повернення коштів/передплати | Підтвердження повернення |
| 4 | Дохід до декларування | Графа 2 мінус графа 3 |
| 5–10 | Професійні витрати | Документ + зв’язок із діяльністю |
| 11 | Чистий оподатковуваний дохід | Дохід мінус підтверджені витрати |
7. Що буде, якщо особа не стала належно на облік
ДПС у роз’ясненні 2026 року зазначає: якщо особа не отримала довідку про взяття на облік, оподаткуванню підлягає весь отриманий дохід без урахування витрат. Тому реєстраційний статус — це не формальність, а умова нормальної моделі обліку витрат.
Перед початком роботи перевірте облікові дані і збережіть підтвердження постановки на облік. Якщо статус неочевидний, краще уточнити його до першої декларації.
8. Річна декларація
Особа, яка провадить незалежну професійну діяльність, за результатами року подає декларацію про майновий стан і доходи. У ній поряд із професійними доходами відображаються інші доходи з України та іноземні доходи, якщо вони підлягають декларуванню.
Типова форма — це робочий регістр, а не заміна декларації. Перед поданням декларації підсумки форми звіряються з банком, первинними документами та даними про сплату податків і ЄСВ.
9. Не переносіть ці правила автоматично на ФОП
Податкове визначення «самозайнята особа» охоплює і ФОП, але стаття 178 регулює незалежну професійну діяльність. Для ФОП загальної системи діє стаття 177, а для платників єдиного податку — спеціальні правила спрощеної системи.
Тому заголовок «дохід самозайнятої особи» завжди потрібно уточнювати: про ФОП йдеться чи про незалежного професіонала. Це запобігає помилкам із доходом, витратами, звітністю та строками.
10. Приклад
Адвокат отримав на рахунок 40 000 грн гонорару і повернув клієнту 5 000 грн через часткове припинення доручення. За місяць є 8 000 грн документально підтверджених професійних витрат, які відповідають вимогам ст. 178.
У формі окремо відображаються отриманий дохід, повернення і витрати. Чистий оподатковуваний дохід визначається на підставі цих записів, а не за датою складання рахунку чи акта як «першою подією».
Пов’язані матеріали
Часті запитання
Самозайнята особа — це завжди ФОП?
Ні. ПКУ відносить до самозайнятих і ФОП, і фізичних осіб, які провадять незалежну професійну діяльність.
ДПС у 2026 році вважає, що діє касовий метод?
Актуальне роз’яснення формулює інакше: ПКУ не передбачає застосування термінів «касовий метод» або «перша подія» для незалежної професійної діяльності. Облік ведеться за правилами ст. 178 і Типової форми.
Чи можна врахувати витрати без документів?
Для зменшення професійного доходу потрібні документально підтверджені витрати, пов’язані з діяльністю.
Чи достатньо вести банківську виписку?
Ні. Банківська виписка допомагає звіряти надходження і платежі, але не замінює Типову форму та первинні документи.
Як користуватися офіційними роз’ясненнями
Для податкових рішень важлива не лише сама відповідь, а й дата, статус та сфера її застосування. Якщо у ЗІР або на сайті ДПС матеріал має позначку «діяло до», його не варто переносити на поточну операцію без перевірки чинної норми.
Коли питання впливає на суму податку, строк подання, реєстрацію документа або можливий штраф, збережіть посилання на чинне джерело і коротко зафіксуйте, чому саме воно застосовується до вашої ситуації. Це корисніше, ніж покладатися на пам’ять або стару інструкцію.
Щомісячна звірка обліку
Навіть якщо декларація подається раз на рік, облік краще не відкладати до кінця року. Щомісяця звіряйте графу отриманого доходу з банківськими надходженнями та касою, повернення — з платіжними документами, а витрати — з первинними документами й професійним призначенням.
Окремо перевіряйте операції, які не схожі на звичайний гонорар або професійну витрату: безоплатне отримання майна чи послуг, прострочену заборгованість, повернення передплати та змішані особисто-професійні витрати. Саме такі операції найчастіше потребують додаткового аналізу перед річною декларацією.
Офіційні джерела
- ДПС, 12.05.2026 — як визначаються доходи та витрати самозайнятої особи
- Податковий кодекс України — розділ IV, ст. 178
- Наказ Мінфіну № 261 — Типова форма обліку доходів і витрат
Перед декларуванням перевіряйте чинну редакцію норм і актуальний статус роз’яснення.
Для регулярної перевірки податкових наслідків доходів, витрат і документів ці правила варто включити до системного податкового супроводу бізнесу.
Висновок
Для незалежної професійної діяльності у 2026 році орієнтиром є не ярлик «касовий метод» чи «перша подія», а конкретна модель ст. 178 ПКУ та Типової форми: отриманий дохід, повернення, документально підтверджені професійні витрати і чистий оподатковуваний дохід. Перед застосуванням правила завжди уточнюйте, чи йдеться саме про незалежного професіонала, а не про ФОП.
Потрібно перевірити облік незалежної професійної діяльності?
Надішліть вид діяльності, статус обліку, приклад доходу та витрат — допоможемо розкласти операції по правильній логіці.