Бухгалтерія для медичного центру, стоматології або аптеки має одночасно контролювати ліцензійний контур, касу/РРО, зарплату медперсоналу, ПДВ-режим конкретних операцій, медичні матеріали та обладнання. Медична практика провадиться на підставі ліцензії за постановою КМУ №285, а роздрібна/оптова торгівля лікарськими засобами — за окремими ліцензійними умовами постанови №929. Для ПДВ важливо не ставити одну ставку «на всю медицину»: частина медичних послуг звільняється за п.п. 197.1.5 ПКУ, тоді як окремі операції, товари й лікарські засоби мають інший режим.
Медичний бізнес складний тим, що одна юридична особа може одночасно надавати медичні послуги, продавати товари, отримувати передоплати за програми лікування, працювати зі страховими компаніями, НСЗУ або корпоративними клієнтами. Якщо бухгалтерія класифікує всю виручку одним кодом, вона втрачає ПДВ-логіку, аналіз напрямів і контроль ліцензійних операцій.
На старті ми будуємо service/product matrix: послуга або товар, підрозділ, ліцензійна підстава, ПДВ-режим, спосіб оплати, лікар/відповідальний, собівартість і первинний документ. Це дозволяє автоматизувати більшу частину проводок і при цьому залишити окремий review для винятків.
Різні медичні моделі — різний accounting scope
Переважають послуги, передоплати пацієнтів, payroll лікарів, матеріали й дороге обладнання.
Критичні товарний облік, партії/номенклатура, закупівля, РРО/ПРРО, ПДВ і ліцензійні вимоги.
Потрібно чітко розділити послуги та продаж товарів, щоб не змішати різні ставки/звільнення й собівартість.
Якщо медичний центр має кілька адрес або кабінетів, ліцензійні дані та фактичні місця надання послуг повинні бути синхронізовані з операційною моделлю. Бухгалтер не замінює ліцензійного юриста, але не може ігнорувати зміну адреси, спеціальностей або аптечного напряму, бо це впливає на документи та ризик бізнесу.
Що входить у бухгалтерський супровід
- банк, каса, еквайринг та РРО/ПРРО;
- виручка за медичними напрямами, лікарями й локаціями;
- класифікація медичних послуг і товарів для ПДВ;
- розрахунки зі страховими, корпоративними клієнтами та іншими платниками;
- зарплата лікарів, медсестер, адміністраторів і допоміжного персоналу;
- договори з зовнішніми лікарями/ФОП та контроль реальної моделі відносин;
- медичні матеріали, препарати, витратні матеріали та інвентаризація;
- обладнання, лізинг, ремонт і амортизація;
- ПДВ, податок на прибуток та інша звітність;
- закриття місяця й підготовка даних для аудитора/власника.
Операції, які не можна змішувати
Одна каса може містити доходи з різним бухгалтерським і податковим режимом.
| Операція | Ключове питання | Що зберігаємо |
|---|---|---|
| Медична послуга | Чи відповідає вона умовам звільнення з ПДВ? | Номенклатура, ліцензійний контекст, медичний/розрахунковий документ. |
| Продаж лікарського засобу | Яка ставка ПДВ і чи є право на торгівлю? | Закупівля, номенклатура, чек, складський рух. |
| Передоплата за курс лікування | Коли виникає дохід і як відображати залишок? | Договір/умови, payment record, фактичні послуги. |
| Страхова/корпоративна оплата | Хто є платником і яка первинка? | Реєстр пацієнтів/послуг, акт, рахунок, оплата. |
Пільга з ПДВ — не ознака слова «медичний»
П.п. 197.1.5 ПКУ встановлює звільнення для визначених послуг з охорони здоров’я, але містить винятки. Окремі товари та лікарські засоби мають власні ставки. Тому ПДВ визначаємо за конкретною операцією та документами.
Як організовуємо щомісячний close
Звіряємо медичну систему/CRM, чеки, страхові реєстри й банк.
Закриваємо матеріали, препарати, списання та інвентаризаційні різниці.
Рахуємо зарплату, лікарські винагороди, податки й кадрові зміни.
Перевіряємо ПДВ-класифікацію, податок на прибуток і open issues.
Для клініки корисний daily/weekly reconciliation між медичною інформаційною системою, РРО/ПРРО та банком. Дані пацієнтів не потрібно безконтрольно копіювати в бухгалтерію: для фінансової функції достатньо мінімально необхідного ідентифікатора операції, суми, послуги, лікаря/центру відповідальності та платника.
Наприкінці місяця окремо перевіряємо сторно, безоплатні послуги, гарантійні переробки, повернення, знижки та послуги, які були оплачені раніше. Ці винятки часто створюють різницю між медичною системою та фінансовими регістрами.
Що потрібно на старті
Реєстраційні документи, актуальні ліцензійні дані, перелік адрес і спеціальностей, податкова система, працівники та зовнішні лікарі, договори зі страховими/корпоративними клієнтами, РРО/ПРРО, еквайринг, медична система, складська номенклатура та остання звітність.
Для аптеки або товарного блоку додатково перевіряємо ліцензію за постановою №929, постачальників, товарні залишки й логіку ПДВ. Якщо клініка лише використовує лікарські засоби в межах послуги, облік буде іншим, ніж при окремому retail-продажу.
Типові ризики медичного бізнесу
- усі надходження автоматично вважаються звільненими від ПДВ;
- медична послуга й продаж товару проходять однією номенклатурою;
- аптечний товар не має стабільного складського й податкового mapping;
- передоплати пацієнтів не звіряються з фактичним наданням послуг;
- лікарі оформлені договорами, які не відповідають реальній організації роботи;
- дороге обладнання/ремонт відображаються без asset register;
- зміни адреси або виду діяльності не потрапляють у бухгалтерський onboarding checklist;
- чутливі дані пацієнтів надаються бухгалтерії ширше, ніж потрібно для фінансового обліку.
Медична ліцензія та бухгалтерський процес
Постанова КМУ №285 залишається базовим документом для ліцензійних умов медичної практики; у 2026 році діє оновлена редакція. Бухгалтерський процес має користуватися актуальним переліком локацій і напрямів, але не підміняти професійний ліцензійний контроль. Коли відкривається новий кабінет або змінюється формат роботи, finance team повинна отримати підтвердження, з якої дати операції можуть відображатися в новій структурі.
Для аптек діють окремі ліцензійні умови постанови №929. Якщо одна компанія поєднує клініку й аптеку, радимо мати окремі центри доходу/витрат і окремий товарний контур.
ПДВ: послуги, ліки та супутні продажі
Пільгу п.п. 197.1.5 ПКУ перевіряємо за суттю послуги та статусом надавача, а не лише за назвою прайс-листа. Для визначених лікарських засобів і медичних виробів Податковий кодекс передбачає ставку 7% за умовами п.193.1, тоді як інші операції можуть оподатковуватися за загальною ставкою. Якщо компанія має одночасно звільнені та оподатковувані операції, ПДВ-облік потребує окремої уваги до вхідного податку та розподілу.
Payroll і робота лікарів
У клініці витрати на персонал часто є ключовою статтею. Налаштовуємо зарплатний контур, графік документів і погодження змін ставок/бонусів. Якщо частина фахівців працює як незалежні підрядники, перевіряємо економічну самостійність і договірну модель, не змішуючи її зі штатною.
Для загального ведення ТОВ використовуємо корпоративний хаб, а для підприємницької практики — послуги для ФОП.
Конфіденційність і доступи
Бухгалтерії потрібні фінансові докази, але не повна історія хвороби пацієнта. У системах краще використовувати role-based access, мінімальний набір даних і окремі фінансові ідентифікатори. Це знижує ризик неконтрольованого поширення медичної інформації в excel-файлах та месенджерах.
Медицина потребує окремої галузевої моделі обліку
Сторінка відповідає за специфіку клінік, стоматологій та аптек: ліцензії, медичні/товарні потоки, ПДВ-класифікацію, payroll і касу. Загальні питання ТОВ, ФОП, кадрового обліку та РРО мають свої окремі розділи.
Склад медичних матеріалів і списання
Навіть клініка без аптечного продажу використовує імпланти, матеріали, реагенти, анестетики, одноразові набори та інші запаси. Для дорогих або критичних позицій корисний облік за підрозділом і процедурою. Списання має спиратися на внутрішній документ або дані системи, які дозволяють пояснити, чому матеріал зник зі складу. Періодична інвентаризація виявляє не лише нестачі, а й неправильні довідники або дублікати номенклатури.
Дебіторка страхових і корпоративних клієнтів
Якщо пацієнта обслуговують зараз, а платить страхова чи роботодавець пізніше, клініці потрібен реєстр наданих, виставлених і оплачених послуг. Відмови страхової та часткові покриття не повинні губитися між медичною системою й бухгалтерією. За великих обсягів корисний aged receivables report по кожному платнику.
Закриття року та інвентаризація
Перед річною звітністю звіряємо матеріали й аптечні залишки, дороге обладнання, аванси пацієнтів, дебіторку страхових, кредиторку постачальників, payroll і ПДВ-регістри. Окремо перевіряємо незавершені курси лікування та великі передоплати, щоб баланс відображав реальний стан зобов’язань перед пацієнтами.
Від чого залежить вартість
Вартість залежить від кількості локацій, лікарів і працівників, обсягу чеків, страхових договорів, товарного блоку, ПДВ, складської номенклатури, обладнання та якості інтеграції медичної системи з фінансовими даними.
Часті запитання
Чи всі медичні послуги звільнені від ПДВ?
Ні. П.п.197.1.5 ПКУ має умови й винятки, а товари та інші операції аналізуються окремо.
Чи стоматології потрібен РРО/ПРРО?
Якщо проводяться розрахункові операції, застосовується загальна логіка Закону №265; конкретний спосіб оплати перевіряємо окремо.
Чи одна медична ліцензія покриває аптечний продаж?
Ні, торгівля лікарськими засобами регулюється окремими ліцензійними умовами.
Як обліковувати передоплату за курс лікування?
Потрібно пов’язати оплату з умовами договору та фактичним наданням послуг, а не автоматично визнавати весь дохід.
Чи бухгалтеру потрібен доступ до повної медичної карти?
Зазвичай ні. Доступ має бути обмежений фінансово необхідними даними.
Висновок
Медична бухгалтерія працює на стику фінансів, ліцензійних правил, ПДВ, каси та персоналу. Сильна модель не намагається зробити все «медичним» одним кодом, а розділяє послуги, товари, платників і центри відповідальності та зберігає прозорий audit trail.
Потрібен бухгалтер для клініки, стоматології або аптеки?
Опишіть локації, ліцензії, види послуг/товарів, ПДВ, кількість лікарів і систему обліку. Сформуємо галузевий accounting scope.
Офіційні джерела
Матеріал перевірено станом на 25.09.2026. Ліцензійні умови та ПДВ-режим слід звіряти з актуальною редакцією норм і фактичною операцією.