Бухгалтерия для охранных компаний

Одинаковая месячная цена договора может скрывать разную экономику: пост 24/7, дневной режим, удаленный объект, мобильная группа или техническая охрана требуют разного количества часов и ресурсов. Если бухгалтерия показывает только общий P&L, убыточный контракт может долго оставаться незаметным.

Основная аналитика строится по contract/object ID. К нему привязываются billing, табель, зарплата и доплаты, транспорт, форма, оборудование и подрядчики. Общие административные расходы распределяются отдельно по понятному driver.

Разные модели охраны

Если направления объединены в одной компании, их полезно вести как отдельные cost centers. Иначе прибыль монтажа оборудования может скрывать слабую экономику физической охраны.

Что входит в сопровождение

• договоры и billing по объектам;
• табели, смены и payroll;
• ночные, сверхурочные и праздничные выплаты;
• форма, связь, оборудование и материалы;
• автомобили, топливо и ремонты;
• подрядчики и субподряд;
• банк, дебиторка и налоги;
• НДС и налог на прибыль;
• контроль лицензионного статуса в onboarding;
• margin report по объектам.

Как закрываем месяц

Реестр договоров включает даты, локацию, модель поста, цену, индексацию, менеджера и порядок актирования. Изменение количества постов или графика должно попасть в бухгалтерию до закрытия.

При большом количестве объектов вводится cut-off: операционный менеджер подтверждает часы до конкретной даты, поздние корректировки проходят как exceptions.

Что нужно на старте

Лицензия, договоры и объекты, тарифы, графики, сотрудники, кадровые документы, табели, транспорт, оборудование, субподрядчики, банки, НДС и последняя отчетность.

Полезно выбрать несколько контрактов и посчитать unit economics: выручка, часы, payroll с налогами, транспорт, оборудование и contribution margin.

Типичные риски

• табель не соответствует фактическим сменам;
• ночные и сверхурочные не выделяются вовремя;
• тариф не пересматривается при росте payroll;
• форма и оборудование выдаются без учета;
• транспорт не связан с объектами;
• убыточные договоры скрыты в общем P&L;
• субподряд используется без ясной экономической модели;
• изменения договора поздно доходят до бухгалтерии.

Лицензионный контур

Постановление КМУ №960 устанавливает лицензионные условия охранной деятельности. Бухгалтер фиксирует лицензионный статус и организационные изменения как часть risk control, но юридическое лицензирование может быть отдельной функцией.

Payroll как основной direct cost

Для физической охраны payroll обычно определяет margin. Расчет зарплаты должен получать правильный табель, а кадровый учет — своевременные документы и графики. Для pricing лучше использовать fully loaded hourly cost, включая налоги, доплаты, отпуска и замены.

Форма и оборудование

Форма, обувь, рации, фонари и другое имущество ведутся через register выдачи с сотрудником/объектом, датой и возвратом. Для дорогих предметов добавляются инвентарные номера и asset accounting.

Транспорт

Мобильные группы создают расходы на топливо, ремонт, страхование и шины. В управленческом учете они относятся к зоне, экипажу или объектам по последовательному driver.

Базовый корпоративный учет остается в услугах для ООО/ТОВ.

Охранный учет — не просто payroll

Основной фокус — contract/object accounting, смены, транспорт, имущество и лицензионный контекст. Общий HR и учет ООО/ТОВ остаются отдельными направлениями.

Индексация тарифа и contract margin

Охранные договоры часто долгосрочные, а зарплата, топливо и другие затраты меняются. В contract register полезно хранить дату последнего пересмотра цены и trigger для индексации. Ежемесячный margin report показывает договоры, где fully loaded payroll уже приближается к выручке, чтобы коммерческая команда могла пересмотреть условия до возникновения устойчивого убытка.

Дебиторка и акты

Если акт согласуется клиентом после окончания месяца, разделяются факт оказанной услуги, выставленный документ и оплата. Aged receivables по крупным объектам позволяет отличить договорную отсрочку от проблемной задолженности. Для государственных и крупных корпоративных клиентов отдельно контролируются реквизиты договора и сроки документов.

Смены, замены и резерв персонала

Операционная служба должна фиксировать замену сотрудника так, чтобы она одновременно обновляла табель и объектную аналитику. Иначе один человек может попасть в расчет дважды, а другой — остаться без часов. Для резерва и мобильных сотрудников полезен reason code: отпуск, больничный, экстренная замена, усиление поста.

Отпуска, больничные и фактическая стоимость часа

Тариф договора нельзя сравнивать только с окладом охранника. Fully loaded cost учитывает налоги, оплачиваемые периоды отсутствия, ночные и праздничные доплаты, стоимость формы, обучение и управление. Для pricing можно использовать стандартную расчетную ставку, которую регулярно сверяют с фактом.

Автопарк и топливо

Для каждой машины хранятся ответственное лицо/экипаж, пробег, топливо, ремонты и страхование. Необъяснимые скачки расхода топлива попадают в exception report. Если автомобиль обслуживает несколько объектов, затраты распределяются по километрам, маршрутам или другому последовательному драйверу.

Годовая инвентаризация

На конец года сверяются автомобили, рации, техника, форма, остатки материалов и выданное имущество. Сотрудники, которые уволились или сменили объект, не должны оставаться ответственными за активы в register. Одновременно проверяются дебиторка, кредиторка, налоговые счета и резервы по обязательствам.

Документы по каждому объекту

Для каждого объекта хранятся договор, приложения, график постов, цена, порядок индексации, ответственный менеджер и история изменений. Если клиент временно увеличивает количество охранников или меняет режим работы, изменение должно попасть в billing и payroll одного и того же периода. Устные договоренности, которые не доходят до finance, почти всегда создают потерю margin.

Контроль субподрядчиков

При привлечении другой охранной структуры или иных подрядчиков проверяются договор, лицензируемый scope, акты и экономическая причина. Субподряд не должен использоваться как способ скрыть обычные трудовые отношения с собственным персоналом. Расход относится к конкретному объекту, чтобы margin не искажался.

Управленческий отчет по объектам

Минимальный report включает выручку, отработанные часы, payroll с налогами, транспорт, подрядчиков, форму/оборудование, contribution margin и дебиторку. Объекты сортируются по margin и динамике, а резкие отклонения попадают в exception list для операционного руководителя.

Payroll и кадровые документы

До расчета зарплаты бухгалтер получает утвержденный табель, данные об отпусках, больничных, приемах, увольнениях и изменениях условий оплаты. Ночные, праздничные и сверхурочные часы выделяются отдельно. Если информация приходит после payroll cut-off, корректировка фиксируется как исключение и не должна становиться обычной практикой.

Для массового персонала особенно важен кадровый учет: приказы, графики, личные данные и основания выплат должны быть синхронизированы с расчетом зарплаты.

Цена договора и минимальный margin

Перед подписанием крупного договора finance может рассчитать baseline: необходимое число постов и часов, fully loaded payroll, транспорт, форму, supervision и плановый margin. Если коммерческий отдел дает скидку ниже этого уровня, отклонение должно быть осознанным управленческим решением, а не сюрпризом после первого месяца.

Открытие нового объекта

До старта нового поста finance получает карточку объекта: клиент, адрес, дата запуска, график, число сотрудников, тариф, транспортная модель и необходимое имущество. Это позволяет заранее открыть аналитику, подготовить payroll и не собирать исходные данные после первого акта. При закрытии объекта выполняется обратный checklist: финальный акт, дебиторка, перевод сотрудников, возврат формы и оборудования, закрытие транспортных расходов.

Перед годовым закрытием отдельно подтверждаем, что закрытые объекты больше не получают новые расходы и не остаются активными в табельной или складской системе. Это предотвращает технические остатки.

Результаты проверки сохраняются в monthly close.

От чего зависит стоимость

Стоимость зависит от объектов, сотрудников, графиков, автопарка, НДС, субподрядчиков, имущества и требований management reporting.

Частые вопросы

Нужна аналитика по каждому объекту?

Для margin — желательно, минимум contract/object ID.

Что является основой payroll?

Корректный табель и кадровые данные.

Как учитывать форму и рации?

По правилам учета с обязательным register выдачи и возврата.

Входит лицензирование?

Бухгалтер контролирует статус, юридические действия могут быть отдельным заданием.

Как увидеть убыточный договор?

Сравнить выручку с fully loaded payroll и прямыми затратами.