Бухгалтерія транспортної або логістичної компанії повинна бачити економіку кожного рейсу: дохід, пальне, платні дороги, водія, відрядження, ремонт, комісію експедитора, ТТН/CMR та ПДВ. Для міжнародних перевезень окремо перевіряються документи, що підтверджують міжнародний характер послуги і право на відповідний режим ПДВ. Якщо компанія одночасно перевозить власним транспортом і надає транспортно-експедиторські послуги, ці моделі варто розділяти в аналітиці.
У транспорті банк показує лише оплату, але не показує, чи був конкретний рейс прибутковим. Дві доставки з однаковою виручкою можуть мати різний результат через відстань, витрати пального, простої, платні дороги, залучення стороннього перевізника або валютний курс. Тому бухгалтерський і управлінський облік мають зустрічатися на рівні рейсу.
Логістична компанія може працювати як перевізник власним транспортом, як експедитор, як замовник послуг сторонніх перевізників або поєднувати ці функції. Від ролі залежить, які документи збираються, що є власним доходом, які суми є витратами та як формується ПДВ. До початку ведення ми фіксуємо business model по кожному основному типу операцій.
Три типові моделі транспортного бізнесу
Компанія несе витрати на пальне, водіїв, ремонти, страхування, амортизацію та експлуатацію.
Організовує перевезення, залучає перевізників і потребує окремого контролю договорів, актів та розрахунків.
Додаються CMR/інші міжнародні документи, валюта, нерезиденти, митний контекст і спеціальний аналіз ПДВ.
Якщо одна юридична особа працює в усіх трьох моделях, загальний P&L малоінформативний. Ми розділяємо дохід і прямі витрати за типом послуги, а загальні витрати розподіляємо за погодженим драйвером — наприклад, рейсами, кілометрами або виручкою. Це дає можливість порівнювати власний флот із subcontracted transport.
Що входить у бухгалтерський супровід перевізника або логіста
- реєстр рейсів із клієнтом, маршрутом, авто, водієм і статусом документів;
- ТТН, CMR та інші перевізні документи в межах конкретної операції;
- банк, каса, валюта та розрахунки з клієнтами/перевізниками;
- облік пального, паливних карток, пробігу й списання;
- відрядження, авансові звіти та витрати водіїв;
- ремонти, шини, запчастини, страхування, лізинг і амортизація;
- ПДВ за внутрішніми й міжнародними операціями;
- payroll і кадрові документи водіїв та диспетчерів;
- взаєморозрахунки з експедиторами і сторонніми перевізниками;
- рейсовий P&L, маржа по клієнтах і monthly fleet close.
Рейсовий P&L: що збираємо по кожній доставці
Управлінська маржа повинна складатися з даних, які можна простежити до документа або контрольованого правила.
| Блок | Приклади | Аналітика |
|---|---|---|
| Дохід | Фрахт, доплати, очікування, додаткові послуги. | Рейс, клієнт, маршрут, договір. |
| Прямі витрати | Пальне, дороги, пором, стоянки, сторонній перевізник. | Рейс / авто. |
| Водій | Зарплата, відрядження, підзвітні витрати. | Водій + рейс + період. |
| Флот | Ремонт, шини, страхування, лізинг, амортизація. | Авто + центр витрат. |
Міжнародний маршрут сам по собі не є достатньою підставою для 0% ПДВ
Право на нульову ставку для міжнародних перевезень перевіряється за нормами ПКУ та документами, що підтверджують міжнародне перевезення. Для автотранспорту практично важливим доказом є міжнародний перевізний документ, зокрема CMR у відповідному сценарії. Тип договору та роль компанії — перевізник чи експедитор — також мають значення.
Як запускаємо транспортний облік
Розділяємо власне перевезення, експедирування, subcontracting і міжнародні операції.
Створюємо єдиний ID рейсу та перелік обов’язкових документів/витрат.
Зводимо паливні картки, пробіг, водіїв, аванси та відрядження.
Закриваємо рейси, документи, ПДВ, fleet costs і маржу по клієнтах.
Рейс не закривається лише тому, що авто повернулося. До close потрібні перевізні документи, акт або інший документ на послугу, звіт водія, витрати, підтвердження платних доріг і заправок, а для міжнародної операції — повний документальний пакет. Незакриті рейси виносимо в окремий exception list.
Для паливних карток бажано завантажувати деталізацію за авто/карткою, а не одну загальну суму рахунка. Це дозволяє зіставити закупівлю пального, пробіг і списання та швидше бачити нетипові витрати.
Які документи потрібні
Договори з клієнтами і перевізниками, заявки на перевезення, ТТН/CMR, акти, рахунки, банківські виписки, дані паливних карток, документи на авто, лізинг/оренда, ремонти, страхування, кадрові документи та інформація про маршрути.
Для міжнародних перевезень додаємо документи, що підтверджують початок/закінчення міжнародного перевезення, валютні розрахунки та договори з нерезидентами. Якщо компанія експедитор, окремо перевіряємо, які суми є її власною винагородою, а які пов’язані із залученими виконавцями за договором.
Типові ризики транспортної бухгалтерії
- рейси не мають єдиного ID і витрати неможливо віднести до конкретної доставки;
- паливо списується лише за загальною нормою без фактичної аналітики;
- CMR/ТТН зберігаються окремо від акту й бухгалтерської операції;
- нульова ставка ПДВ застосовується без перевірки умов і документів;
- власне перевезення та експедирування змішуються;
- авансові звіти водіїв закриваються із запізненням;
- ремонти й шини не аналізуються по авто;
- власник бачить загальний прибуток, але не маржу рейсу або клієнта.
ТТН, e-ТТН і CMR у системі обліку
Українське законодавство про автомобільний транспорт визначає товарно-транспортну накладну як документ для обліку руху товарно-матеріальних цінностей та їх перевезення автомобільним транспортом. У 2026 році Кабмін окремо врегулював впровадження електронної ТТН через систему е-ТТН. Для бухгалтерії це означає, що документальний контроль поступово переходить від паперових архівів до ідентифікованих електронних записів.
CMR використовується в міжнародних автоперевезеннях і є частиною доказової бази маршруту. У реєстрі рейсу фіксуємо номер документа, дату, відправника, одержувача, маршрут і наявність підписів/відміток. Мета — не просто «мати CMR», а мати змогу зв’язати її з доходом, ПДВ, клієнтом і витратами.
Пальне та собівартість кілометра
Для власного автопарку пальне часто є найбільшою змінною витратою. Тому ми розділяємо закупівлю, залишок і фактичне використання. Звіт може показувати літри на 100 км, вартість пального на рейс і відхилення по авто. Сам бухгалтерський облік не замінює GPS/телематику, але може використовувати її дані як контрольний шар.
Крім пального, у собівартість автопарку входять ремонт, шини, лізинг/амортизація, страхування, дозволи та інші витрати. Частину з них відносимо прямо, частину — через driver allocation. Так з’являється реалістична cost per km і можливість оцінити тариф до прийняття нового контракту.
Міжнародні перевезення і ЗЕД
Транспортна сторінка відповідає за галузевий workflow рейсу. Валютні контракти, нерезиденти, міжнародне оподаткування та ширший cross-border контекст належать також до ЗЕД-напряма. Для міжнародного перевізника ці два контури працюють разом.
Якщо компанія є платником ПДВ, базовий контур ведення юридичної особи можна звірити зі сторінкою ТОВ з ПДВ. Payroll водіїв — зі сторінкою нарахування зарплати.
Контроль незакритих рейсів і дебіторки
Окремий register показує рейси, за якими немає CMR/ТТН, акту, рахунка, підтвердження витрат або оплати клієнта. Це важливо, бо документальна затримка легко маскується під звичайну дебіторку. Менеджер бачить причину: клієнт не платить, документ не повернувся, перевізник не надав акт або рейс ще не закритий.
По великих клієнтах корисно рахувати DSO та прострочення разом із маржею. Високий оборот із низькою маржею і довгою оплатою може бути гіршим за менший, але стабільний контракт. Бухгалтерський close формує дані для такого рішення без створення паралельної «ручної» фінансової системи.
Власний транспорт чи залучений перевізник
Для порівняння моделей розділяємо fixed fleet cost і variable trip cost. Власний автомобіль має амортизацію/лізинг, страхування, ремонти та downtime навіть без рейсу. Залучений перевізник має договірну ставку, але може створювати інший рівень маржі й ризику. Аналітика допомагає вирішувати, які маршрути залишати флоту, а які передавати підрядникам.
Чим транспортна бухгалтерія відрізняється від загального ЗЕД
ЗЕД охоплює міжнародні договори, валюту, нерезидентів і зовнішньоекономічні податки. Тут основний фокус інший: рейси, флот, пальне, водії, ТТН/CMR, експедитори та собівартість перевезення. Для міжнародної логістики обидва напрями з’єднуються.
Від чого залежить вартість
Ціна залежить від кількості авто і рейсів, внутрішніх/міжнародних перевезень, ПДВ, валюти, водіїв, паливних карток, залучених перевізників, лізингу й вимог до рейсового P&L. Після аналізу процесу визначається fixed scope.
Часті запитання
Чи обов’язково вести P&L по кожному рейсу?
Для податкової звітності — ні, але для контролю маржі транспортного бізнесу це один із найкорисніших рівнів аналітики.
Чи можна списувати пальне тільки за банківськими транзакціями?
Ні. Купівля пального і його використання — різні події; потрібні дані по авто, залишках і фактичному споживанню.
CMR автоматично дає 0% ПДВ?
Ні. Перевіряються норми ПКУ, роль компанії, маршрут і комплект документів.
Чи входять відрядження водіїв?
Так, якщо вони є частиною погодженого payroll/expense scope: аванси, підтвердні документи, закриття підзвітних сум.
Чи можна об’єднати власний флот і експедирування?
В одній компанії — так, але для бухгалтерського й управлінського контролю їх краще вести окремими аналітичними потоками.
Висновок
Транспортний облік стає керованим, коли кожен рейс має власний документальний і фінансовий слід. Тоді ПДВ, пальне, водії, флот і підрядники сходяться не лише у звітності, а й у зрозумілій маржі маршруту та клієнта.
Потрібна бухгалтерія транспортної або логістичної компанії?
Опишіть автопарк, кількість рейсів, географію, ПДВ, водіїв і модель роботи з перевізниками. Побудуємо trip register та monthly close.
Офіційні джерела
Нормативну частину перевірено станом на 25.09.2026. Режим ПДВ для конкретного перевезення визначається за договором, маршрутом, роллю компанії та комплектом документів.